15.5.2016
Zavihajte rokave in izpraznite nabiralnik e-pošte
Pred časom, je eden naših največjih bralcev in navdušencev v svojem komentarju malo pogodrnjal... Po letih pozitivnih povratnih informacij o naših objavah, si je naš navdušenec vzel čas in nas obvestil, da iz člankov o eni od najbolj perečih vsebin (e-pošta) ne dobi dovolj konkretnih informacij, ki bi mu pomagale razumeti, kako pravzaprav naj z e-pošto ravna.
Po premisleku sem prišel do zaključka, da se njegovi komentarji nanašajo na širši problem: kot nekdo, ki večino dneva preživi na poljih GTD®, sem se verjetno navzel tako imenovanega “prekletstva znanja”. O GTD vem veliko in sem s tem znanjem do neke mere tudi zaslepljen… tako se včasih moram potruditi, da razumem, da vsi ne vidijo slike, ki jo vidim jaz. Lahko bi rekel, da pozabljam, da je moj sedanji pogled na GTD pač rezultat dolgoletnega poglabljanja v to tematiko v zadnjih devetih letih.
Moje videnje je – seveda – precej drugačno od nekoga, ki GTD uporablja devet mesecev ali devet dni. Morda na začetku uporabe GTD vidiš predvsem črno-bele obrise GTD. Večina finih linij, barv in povezav, ki dajejo (povsem) jasno, barvno sliko pa se oblikuje šele s časom.
Pogosto se mi zgodi, da sem pri pisanju blogov zadržan do pisanja o osnovah pristopa GTD. Namesto tem o osnovah, se običajno oziram za zanimivimi metaforami, ki dobro ilustrirajo nekatere abstraktne principe metode GTD. Pozabljam pa, da so med bralci tudi novinci v tej igri, ki bi se radi naučili osnov o zajemu, razjasnitvi in organiziranju svojih zadev.
Pa poglejmo osnove, ki jih upoštevajte pri praznjenju e-poštnega nabiralnika:
Rezervirajte dovolj časa
Za procesiranje nove e-pošte boste potrebovali nekje med 45 in 75 minut na dan. Procesiranje e-pošte lahko izvedete v enem daljšem časovnem sklopu, lahko pa tudi v večih krajših časovnih sklopih. Če si tega časa ne boste rezervirali, se ne čudite, če bo vsebina nabiralnika za e-pošto vir preobremenjenosti in nemoči.
Dela se lotite spočiti in osredotočeni
To delo zahteva osredotočenost in energijo. Ali drugače: nima smisla, da se tega dela lotevate, ko ste preutrujeni. V tem primeru je bolje, da pustite e-pošto v “prejeto” (saj veste, da vas tam počaka) do trenutka, ko se počutite bolje pripravljeni za tovrstno delo.
Pazite se Sizifovega dela
Ravno tako, kot se je Sizif ujel v premikanje skale v hrib in se mu je le-ta vedno znova zakotalila po hribu navzdol in ga podrla; se lahko tudi vi ujamete v pogosto pogledovanje v nabiralnik e-pošte in branje najbolj sveže e-pošte. To pa zmanjšuje verjetnost, da boste pregledali tudi (naj)starejšo e-pošto. Istočasno pa tako vedenje povečuje verjetnost, da se boste ob množici informacij o različnih temah v e-pošti počutili zmedene in se boste težko osredotočili na eno samo zadevo, ki bi jo bilo potrebno do konca premisliti.
Začnite na začetku
Začnite s prvo e-pošto in pojdite po vrsti. Res je, da bi lahko začeli pravzaprav kjerkoli, a "bezljanje" med zadevami lahko pelje v izogibanje bolj zahtevnim ali neprijetnim vsebinam.
Obravnavajte vsako pošto posebej, dokler ne izpraznite nabiralnika… vem: enostavno reči, težje narediti.
Pri obravnavi posameznih e-pošt predlagamo, da si postavljate naslednja vprašanja: Za kaj točno gre v tej e-pošti? Ali moram v zvezi s to zadevo izvesti kakšno aktivnost? Vztrajajte pri razjasnitvi, dokler zadeve ne “obdelate” do konca in si opomnikov v zvezi z aktivnostmi ne zabeležite v zaupanja vreden GTD sistem. Obdelane e-pošte lahko pospravite v arhiv ali zbrišete. Vsako. Zadevo. Obdelajte. Posebej. Možgani vam bodo hvaležni, če se boste dela lotili na ta način.
Zdaj gre za razjasnitev in odločanje in ne za delo na zadevah*
Vsako e-pošto posebej dobro poglejte ter v zvezi z njeno vsebino sprejmite odločitve, ki jih v danih okoliščinah lahko sprejmete. Toplo priporočamo, da pri razjasnitvi ne padete v “past” in naslednje aktivnosti imenujete “razmisli o zadevi x” ali pa “odloči se v zvezi z zadevo y”. V tej fazi si namreč razjasnjujete zadeve in se v zvezi z njimi odločate. Če odločitev ne boste sprejeli, boste imeli le dobro organizirane nerazjasnjene zadeve.
*razen v primeru zadev, ki so skladne z 2-minutnim pravilom
Delajte počasi pa boste hitrejši
Tak način obdelave e-pošte se utegne na začetku zdeti počasen. Toda: če boste vztrajali, se bosta zgodili dve stvari. Prvič: sčasoma bosta postal v tem procesiranju bistveno hitrejši. In drugič: ko boste res izvajali aktivnosti, ki bodo zapisane na seznamih relevantnih za nek kontekst, boste delo izvajali hitro kot raketa.
Za vse tiste, ki z GTD metodologijo šele začenjate, bi morala navodila zadoščati za dober začetek. Če pa se želite še bolj poglobljeno naučiti, kako vzpostaviti učinkovit sistem za upravljanje e-pošte, množice nalog in projektov ali pa želite svoje prakse zajema, razjasnitve, organiziranja in premisleka nadgraditi in izboljšati, vam priporočamo branje knjige Gremo to dokončat. Druga možnost je, da se odločite za delavnico GTD ali Gremo to dokončat.
avtor: Edward Lamont | objavljeno 18. 2. 2014 na blogu
prevedla in priredila: Nataša Brunec |objavljeno 12. 5. 2016 na www.gtdslovenia.com
