31.1.2017
Zaskrbljujoče breme (nesmiselnih) opomnikov
Kot mnogi med vami imam tudi jaz mešane občutke o budilki na telefonu. Pogosto jo (zato, ker me zbuja zgodaj) sovražim. Istočasno pa jo imam tudi rada, saj je zanesljiva.
Dobra budilka nas zbudi le ob pravem času
Prav tako kot GTD metodologija, tudi budilka povečuje našo učinkovitost in znižuje stres. To, da se pravočasno zbudimo, spade med vedenja, ki povečujejo našo učinkovitost. Še bolj pomembno pri budilki je morda to, da jo nastavimo le enkrat in potem lahko nanjo nehamo misliti… To nas razbremeni in znižuje stres. Si predstavljate budilko, ki bi vas pred jutranjim bujenjem celo noč prav vsako uro spomnila: “Hej, ob šestih moraš vstati!” To res ne bi prispevalo k dobremu nočnemu spancu. Opisana verzija budlike pa bolj kot na učinkovit pripomoček spominja na orodje za samo-mučenje…
Lahko pa se "zbujamo", ko ni treba
In vendar mnogi na prav enako nespameten, zgoraj opisan način, uporabljajo opomnike v svojih elektronskih koledarjih. Izvedbo nalog ali zavez, ki niso vezane na neko konkretno uro ali dan, vnesejo v svoje koledarje – potem pa se čudijo, zakaj se počutijo utrujene, pod stresom in prezaposlene. Razlika med opomnikom - motnjo (neprijeten, neučinkovit opomnik) in učinkovitim opomnikom je v tem, da nas dober opomnik obvesti le takrat, ko je to dejansko uporabno in smiselno. Recimo: odrasli ljudje lahko precej pravilno predvidimo, kdaj zjutraj moramo vstati ter na to uro nastavimo tudi budilko. Ko ta zazvoni, je tudi pravi čas za bujenje in vstajanje.
Kaj bi našli, če bi pogledali vse vaše opomnike v vašem elektronskem koledarju? Ne vem... a ko delamo s strankami, zelo pogosto opazimo, da na ekran računalnika skačejo opomniki “iz koledarja”, stranke pa relativno mirno kliknejo na gumb “kasneje” ali “prekliči”. Zakaj s tako lahkoto kliknejo na en ali drugi gumb? Ker vedo, da ne gre za naloge, ki bi jih bilo nujno izvesti prav takrat, ampak za “dobro bi bilo” tip nalog.
Trenutno smo soočeni s poplavo podobno neuporabnih programij, ki vam omogočajo, da novo elektronsko pošto prepošljete nazaj v virtualni svet, programje pa vam to isto pošto ponovno pošlje "ob bolj primernem času". Res je, da taka aplikacija za nekaj časa umakne “težo” prispele elektronske pošte, a v resnici le prestavite “problem” na kasnejši čas, ko boste ponovno morali razmišljati o isti zadevi.
Kako vzpostaviti opomnike?
Za večino zadev, ki jim želite “slediti” oz. jih spremljati, obstaja boljši način. Recimo seznam Čakam v GTD je preprost in pregleden seznam vseh zadev, na katere čakate. Iz seznama je razvidno od koga (osebe ali organizacije) zadevo pričakuejete ter tudi, kdaj ste začeli na zadevo “čakati” in na kaj točno čakate. Na večino ljudi ta seznam - v kombinaciji z redno izvedbo tedenskih pregledov (ko najkasneje pregledamo ta seznam) - deluje podobno pomirljivo kot budilka na telefonu. Ni torej potrebno nenehno spremljati zavajajočih opomnikov na ekranu. Tak seznam vam dopušča, da se sami odločite, kdaj boste preverili zadeve, ki vam jih “dolgujejo” drugi.
Seveda so tudi primeri, ko točno vemo, da je smiselno vzpostaviti opomnik v koledarju. Recimo, ko gre za nek rok, do katerega mora biti neka zadeva dokončana. Take in podobne zadeve še vedno vnesemo v elektronski koledar. A večina ljudi ima poleg pravkar opisanih smiselnih opomnikov tudi kopico časovno "neopredeljenih" opomnikov. Slednji jih po nepotrebnem motijo… in to vedno znova. Kot budilka, ki bi nas vsako uro celo noč opomnijala, da moramo ob šestih zjutraj vstati, tudi "nepotrebni" opomniki le motijo in mučijo.
Za večino ljudi je zmanjšanje števila opomnikov v elektronskem koledarju na tiste, ki so smiselni, pravo olajšanje. Svoje zaveze spremljajo s pomočjo seznamov Projekti in Naslednje aktivnosti, zaveze drugih pa nadzirajo s pomočjo seznama Čakam. Ključno vedenje – da opisani sistem deluje – pa je redno pregledovanje teh seznamov.
Ko ljudem povem, da je možno povečati učinkovitost in istočasno znižati stopnjo stresa, pogosto ne verjamejo povsem in se jim ta obljuba sliši kar nekako čudežna. No, eden od zelo enostavnih prijemov, ki pelje k temu čudežu, je tudi zmanjšanje števila nesmiselnih opomnikov, ki po nepotrebnem povzročajo nemir in povečujejo stopnjo stresa.
Lahko delate osredotočeno in umirjeno. A najprej se morate nehati motiti z lastnimi opomniki.
Vse o metodi GTD najdete v knjigi Gremo to dokončat, ki jo najdete tukaj.
Avtor: Robert Peake
Vir
Prevedla in priredila: Nataša Brunec
