23.2.2020
Prioritete delujejo samo na zavedni ravni
Vse naše aktivnosti in projekti imajo neko stopnjo pomembnosti, a predpogoj, da vemo kakšna je ta stopnja pomembnosti, je da jih lahko primerjamo med seboj. Če imamo zadevo, ki jo moramo urediti, shranjeno le v delovnem spominu, bo to zasedalo prostor, ki v osnovi ni namenjen shranjevanju informacij, ampak ustvarjalnemu procesiranju in odločanju. Zelo verjetno je, da bomo zadevi, ki je nismo zapisali, namenili preveč ali premalo pozornosti. Predpogoj za odločanje o prioritetah je, da imamo na voljo celovito in aktualno sliko o vseh svojih odprtih zadevah: velikih in majhnih.
Nevarnost "ne tako nujnih" projektov
Veliko katastrofalnih situacij v osebni produktivnosti izhaja iz slabega upravljanja zadev, ki imajo oznako "ni tako zelo pomembno in nujno". Ali imate kdaj občutek, da nimate časa urediti teh ne tako nujnih projektov, ker imate ves čas požare in krize? No, uganite, od kod izhaja večina teh požarov in kriz? Pravilno: iz manj pomembnih, ne tako nujnih zadev, ki ste jih ignorirali, ker ste imeli opravka z vsemi krizami in požari. Opisani sindrom se ne uredi sam od sebe, ampak se s časom ohranja in poglablja. Za opisani sindrom deloma krivim uporaba ABC prioritetnega razmišljanja, ki je še vedno prevladujoče pri upravljanju časa in določanju prioritet. Razumem logiko, ki jo model ABC uči: določene zadeve, ki jih izberemo za izvedbo, so pomembnejše od drugih. A temna stran te logike je, da vzpodbuja izogibanje odgovornosti za mnoge odprte zadeve, ki ne bodo izginile samo zato, ker nimajo prioritete A.
Nič ni tako enostavno,
kot iz enostavno zadeve ustvariti težko,
če smo se je lotili z odporom.
- Terence
Udeleženci na naših delavnicah pogosto "godrnjajo", češ, zakaj moramo zapisati vse projekte - ne glede na pomen in težo. Moti jih, da ne delamo nobenih razlik glede na časovno obsežnost projekta, prioritete in velikost projekta.Razlikovanje, ki ga vendarle predlagamo, je zelo enostavno: projekti in nekoč-morda zadeve.
Seznam projekti, je celovit pregled vseh zavez, ki od nas zahtevajo več kot eno aktivnost, da bodo dokončane. Večina ljudi ima med 30 in 100 takih projektov.
Seznam nekoč-morda zadev pa vsebuje potencialne projekte, ki se bi jih morda nekoč želeli lotiti, a trenutno v zvezi z njimi ne čutite zaveze, da jih boste začeli in dokončali.
Za vsak projekt, ki je na seznamu projektov, moramo določiti naslednjo aktivnost in le-te redno pregledovati. Naslednja aktivnost mora biti določena, tudi, če ste se v zvezi z njo zavestno odločimo, da še ni pravi čas za njeno izvedbo. Vse dokler vemo, kaj naslednja aktivnost je in dokler gre za našo zavestno odločitev, da nečesa še ne bomo naredili, je vse v redu. Večina ljudi se izogiba že določitvi naslednje aktivnosti in na celotno zadevo mislijo "ves" čas in potem zamudijo veliko priložnosti za izvedbo naslednje aktivnosti in čakajo, da postane zadeva nujna ali se celo sprevrže v krizo.
Veliko ljudi se moti in zamenjuje slabo upravljanje samega sebe z usodo.
- Kin Hubbard
Nove gume potrebujemo ali pa jih ne. Na neki točki razmišljanje o tem prestopi črto, ki označuje prej in potem. Pred črto gum nismo potrebovali. Ko prestopimo črto, jih potrebujemo. In ko jih potrebujemo, ni čas za umeščanje v matriko ABC, ampak imamo projekt, ki ga moramo izvesti, ko se da. Pika. Res je, imajo naši projekti različne stopnje nujnosti: od "nujno" do "zelo nujno". Žal se ljudje prepogosto znajdejo v situacijah "zelo nujno", samo zato, ker se z zadevo niso začeli ukvarjati, ko je bila le "nujna". Lahko, da imajo potem namesto naslednje
aktivnosti: "pokliči vulkanizerja za nakup in montažo novih gum" na seznamu aktivnost: "pokliči zavarovalnico zaradi počene gume in prevoza avta k vulkanizerju".
Če je v naši moči, da nekaj naredimo,
je v naši moči tudi, da tega ne naredimo.
- Aristotel
Razjasnite in definirajte vse želene izide v zvezi z vsemi zadevami, ki ste se jim zavezali (majhne ali velike). Vsakemu želenemu izidu dodajte prvo naslednjo aktivnost, ki vas bo premaknila bližje rezultatu. Potem boste pripravljeni za igranje igre učinkovitosti, ki pomaga vse zadeve dokončati takoj, ko jih boste lahko in se boste v zvezi z vsemi odprtimi zadevami počutili v redu.
Službe za obravnavo pritožb strank si ne morejo privoščiti razkošja, da bi lahko katerokoli prijavljeno zadevo ignorirale. Če si želite dobro, si takega razkošja ne privoščite niti pri sebi: vse odprte zadeve zapišite in jih dokončujte.
Mimogrede:
- Kaj ste se odločili ignorirati, ker se trenutno pač ne zdi zelo pomembno?
- Kako pomembna bi ta zadeva za vas bila, če bi bila že dokončana?
- Kako bi se počutili, če bi jo dokončali?
Avtor: David Allen, David Allen Company
Prevedla in priredila: Nataša Brunec, certificirana trenerka GTD
