02.1.2016
Poglejmo dobre prakse pri uporabi e-pošte!
Stranka, ki dela v globalni korporaciji z geografsko razpršeno ekipo, me je prosila za nasvete za bolj učinkovito uporabo e-pošte.
V njenem podjetju so se že navadili, da redno praznijo nabiralnike z e-pošto, a obseg »nepotrebnih« e-pošt, ki so ga pošiljali in prejemali, je še vedno oviral njihovo produktivnost. Nasveti, ki sem jih zbrala, so povzetek dobrih praks, ki jih uporabljamo zaposleni v David Allen Company in jih želimo deliti tudi širše v GTD skupnosti.
1. Kdaj je e-pošta primerna?
Vedno poiščite najboljši medij za vaše sporočilo. Prepoznajte, kdaj je e-pošta najboljša metoda komuniciranja. Za določena sporočila je osebna komunikacija boljša od verige nejasnih ali vsebinsko občutljivih e-pošt, ki potujejo v obe smeri. Tudi če je tema bila “odprta” z e-pošto, jo v nadaljevanju lahko urejate z drugim načinom komunikacije. In po drugi strani: ali imate sestanke, ki bi jih lahko bolj učinkovito nadomestili z e-poštno komunikacijo? (Sploh če zaupate, da kolegi redno praznijo svoje nabiralnike z e-pošto.)
2. Za: ali Kp:?
Polja za prejemnike sporočila in polje za prejemnike kopije sporočila vedno uporabljajte s premislekom. Zakaj? Ali kdaj prejmete e-pošto iz katere ni jasno razvidno, kdo točno je nosilec aktivnosti, ker je toliko prejemnikov v polju “Za:”? Polje “Za:” je predvideno za tistega, ki je nosilec aktivnosti (lahko je več kot en nosilec). Prejemniki, ki so vpisani v polje “Kp:” pa dobijo pošto zgolj v vednost in pošiljatelj ne sme imeti pričakovanja, da bodo v zvezi s pošto karkoli naredili. Sama ugotavljam, da sem veliko bolj premišljena v zvezi z izraženimi pričakovanji v e-pošti in kaj točno od koga pričakujem, če prejemnike zelo jasno ločim na dve skupini: prva skupina so nosilci aktivnosti, ostali dobijo informacijo zgolj v vednost. Prav tako sem hvaležna, ko je pošiljatelj e-pošte enako premišljen tudi do mene. Skrbno preberem tudi tako e-pošto, a mi je takoj povsem jasno, da ne vsebuje nobene aktivnosti zame.
3. Zadeva
Uporabljajte jasen opis zadev v polju “Zadeva”. Prepričana sem, da v določenih delih dneva ali tedna v naglici zgolj na hitro skenirate naslove oz. »zadeve« vaših e-pošt (še posebej, ko jih preverjate na vaših mobilnikih). V takih trenutkih ste gotovo hvaležni pošiljateljem, ki jasno opišejo zadevo. Tudi sami premišljeno uporabljajte polje »Zadeva« in ne bojte se spremeniti vsebine tega polja, če se je vsebina spremenila in/ali želite, da je bolj jasno opisana. Tudi če se je serija e-pošt začela kot recimo “vprašanje" pa se je kasneje izkazalo, da gre za pošto, ki se nanaša na “proračun tretjega kvartala”, ne oklevajte in spremenite polje z zadevo tako, da bo le-to odražalo vsebino, ki je v e-poštah obravnavana. Dodatni korak k bolj učinkovitim poljem za zadevo je uporaba kod, ki kažejo na konec sporočila (ko je to smiselno). Te vrste kod – kot npr. KS za konec sporočila – so primerne, ko nekomu vračate zgolj kratko sporočilo, ki ga je mogoče zajeti že samo v polju “Zadeva”. Recimo, da gre le za kratki “hvala”, ki pošiljatelju sporoča, da ste sporočilo prejeli ali pa “delam na tem”. In takoj za tem dodate še “KS”, kar prejemniku sporoča, da je vaše celotno sporočilo zajeto v polju »Zadeva« in mu te e-pošte ni potrebno niti odpreti. Na primer: “Odg: preglednico za 2. Kvartal sem odložil v podatkovno skladišče. – HVALA! SEM PREJELA, KS”
4. Odgovori vsem
Če ni nujno, da vaš odgovor na neko e-pošto dobijo vsi, se uprite impulzu, da bi preprosto kliknili na “odgovori vsem”. Mnoge stranke mi pravijo, da njihovi zaposleni to funkcijo uporabljajo, ker je hitra in enostavna. Ni pa produktivna... Podobno je potrebno razmisliti tudi, ko e-pošto pošiljate že oblikovanim skupinam prejemnikov. Vedno se vprašajte: ali res vsi v tej skupini morajo dobiti to e-pošto? Ali je informacija, ki jo pošiljate, relevantna za vloge, ki jih imajo v podjetju? Če niste povsem prepričani, raje preverite direktno pri njih. Prepričana sem, da vam bodo hvaležni za to uvidevnost, ki jim bo olajšala upravljanje njihove e-pošte. Uporabo “Odgovori vsem” lahko preprečite tudi tako, da uporabljate polje “Skrita kopija” za vse prejemnike, ko je to primerno. V tem primeru, odgovore prejme le pošiljatelj.
5. Odzivni časi
Kakšni so sprejemljivi ali dogovorjeni odzivni časi za interno in eksterno komunikacijo? Če to ni bilo nikoli jasno definirano, je zelo možno, da tisti, ki mislijo, da je primeren odzivni čas “TKBM” (takoj ko bo mogoče) čutijo zamero do tistih, ki ocenjujejo, da je primeren odzivni čas “ko bom utegnil-a”. Istočasno pa “ko bom utegnil-a” ljudje ne razumejo, zakaj jih “TKBM” ljudje ustavljajo na hodniku in sprašujejo:”Si dobil-a moj mail?”
V David Allen Company spoštujemo interni standard, da na vso interno komunikacijo odgovarjamo v dveh delovnih dneh. Dobro je dodati, da odgovoriti ne pomeni dokončati aktivnosti. Odgovor je lahko preprosta potrditev prejema s kratko informacijo “delam na tem”. To pripomore k temu, da pošiljatelj glede te zadeve ne skrbi več, saj ve, da jo je prejemnik »prevzel«. Ugotavljamo, da sta dva delovna dneva za naše podjetje ustrezen odzivni čas. Vi boste morda ugotovili, da je za vaše podjetje primernejši krajši ali daljši odzivni čas. Tukaj ni ključno število dni ali ur, ampak dejstvo, da tak dogovor o odzivnem času obstaja in da je vsem znan, saj so tako pravila igre za vse vpletene povsem jasna.
Upam, da so vam bodo te dobre prakse prišle prav. Predlagam, da jih pričnete uporabljati v vaših ekipah in podjetjih. Začnite se konstruktivno pogovarjati o bolj produktivni uporabi e-pošte. Pravila in dobre prakse prilagodite tako, da bodo najbolj ustrezna in uporabna v vašem podjetju.
Kelly Forrister, Senior GTD coach & trener (prevedla in priredila v SLO: Nataša Brunec, GTD trener)
