10.2.2020
Neomejene priložnosti… izberite pravo stvar in jo dokončajte!
Občasno me povabijo na radijski ali TV pogovor, kjer moram v triinpetdesetih sekundah predstaviti ključ do zdravja, bogastva in sreče. Te priložnosti so me naučile, da sem GTD sporočilo skrčil na golo bistvo. Tipično vprašanje je: »David, kaj je ena stvar, ki nam preprečuje, da bi bili produktivni?«
Moj odgovor: »Ne gre za eno zadevo, ampak za pet zadev. Vse so med seboj povezane:
1. Ljudje ne zapisujejo, ampak zadeve "držijo" v glavi.
2. Ne sprejmejo odločitev v zvezi z zadevami, za katere vedo, da morajo glede njih nekaj narediti.
3. Ne zapišejo si opomnikov za aktivnosti, ki so rezultat teh odločitev in ne pospravijo informacij in materialov, ki jih za izvedbo aktivnosti potrebujejo.
4. Ne vzdržujejo in ne pregledujejo celovitega in aktualnega seznama vseh svojih zavez.
5. Potem pa izgorevajo, dopuščajo, da njihovo izbiro za delovanje vodi tisto, kar je nazadnje vstopilo v njihov svet. Ali pa tisto, kar najbolj "kriči" na njih. In ob takem vedenju upajo, da delajo prave zadeve... a nikoli ne občutijo olajšanja, da je to res.«
Kako mi šlo s to destilirano verzijo? No, le povzel sem slabe prakse za vseh pet faz GTD: zajem, razjasnitev, organiziranje, pregled in delovanje.
Nobenega od teh petih korakov ne morem izpostaviti kot ključnega - vsi so pomembni. Lahko delate štiri korake zelo dobro, a če izpustite enega, vse skupaj razpade. Proces je lahko le tako dober, kot njegov najšibkejši člen.
Večina ljudi ima zadeve shranjene le v glavi, kar že samo po sebi pripelje do kratkih stikov. Mnogi si veliko zapisujejo, a ne sprejmemo odločitev o tem, kaj bi morali narediti. In tudi, ko dejansko razmislijo o aktivnostih, ki so potrebne (še preden pride do kritičnih situacij), si ne zapišejo opomnikov tako, da bi jih videli tam, kjer jih potrebujejo: kjer je izvedba teh konkretnih aktivnosti možna. Obstajajo tudi ljudje, ki v trenutku navdiha zajamejo, razjasnijo in si pripravijo pregledne sezname, a potem hitro nehajo ohranjati njihovo aktualnost. Posledično se spet vrnejo v prejšnje reaktivno delovanje, namesto, da bi delovali jasno in ciljno usmerjeno.
Če ne nadzirate dotoka nalog, ste pa dobri pri opravljanju svojega dela, bo k vam pritekalo več in več nalog. Do vašega zloma.
-Charles Boyle
Ko življenje od ljudi zahteva več, kot sami zahtevajo od življenja – in to je zelo pogosto – ljudje razvijejo odpor do življenja. Skoraj tako močan odpor do življenja, kot je strah pred smrtjo.
-Tom Robbins
»David, kaj bi torej morali narediti?« (Nekateri mi pri intervjuju dejansko ponudijo dodatnih triinpetdeset sekund za dodatno pojasnilo!)
»Združiti morate vseh pet dobrih praks delovanja. Izpraznite svoj um. Odločite se o aktivnostih, ki jih je potrebno izvesti in te odločitve sprejmite čim prej, ko se nove odprte zadeve pojavijo. Opomnike o projektih in naslednjih aktivnostih vpišite na sezname. Sistem opomnikov in informacij ohranjajte aktualen, celovit in redno pregledujte, da lahko zaupate svojim izbiram v zvezi s tem kar delate in česa ne.«
Morda se vse skupaj da povedati še bolj enostavno: »Osredotočite se na pozitivne izide in kontinuirano delajte na izvedbi naslednjih aktivnostih v zvezi z vašimi najbolj pomembnimi zadevami.«
Sliši se logično, kaj? Redno delovanje po teh načelih je preprosto, a ni enostavno.
Mimogrede:
- Ste v bližnji preteklosti pregledali svoje sezname službenih odgovornosti (štiri do sedem ključnih odgovornosti)?
- Ste v zadnjem času kaj pregledovali pet do deset področij osredotočenosti v vašem zasebnem življenju (zdravje, finance, kariera, odnosi itd.) in preverili, če imate definirane vse svoje projekte in jih tudi uresničujete skladno s svojimi standardi?
Avtor: David Allen, David Allen Company
Prevedla in priredila: Nataša Brunec, certificirana trenerka GTD
