09.2.2016
Naprej in navzgor ... s srcem!
Vodoravni vidik produktivnosti
O vodoravnem vidiku produktivnosti govorimo, ko obvladujemo svoje trenutne zaveze in obveznosti. Naučimo se vzpostaviti in vzdrževati celovito in popolno zbirko vseh zadev, ki jih želimo urediti, opraviti, dokončati. V to celovito zalogo zadev spadajo vse: službene, zasebne, velike ali male zadeve. Pravilno zabeležene odprte zadeve vam omogočijo, da bolj smiselno in učinkoviti izkoristite čas, ki ga imate na razpolago. Na primer: ko imate pri roki telefon in razpolagate z nekaj časa ter ste v primernem počutju, imate možnost, da v enem zamahu opravite vse telefonske klice. Ko se odločite za klice, se ukvarjate z njimi in nimate slabe vesti, ker ne delate nečesa drugega (vse drugo, kar je treba postoriti imate zabeleženo in pride na vrsto, ko bo pravi čas).
Navpični vidik produktivnosti
Navpični vidik produktivnosti pa pomeni, da imate sposobnost, da preverjate in ocenjujete, ali ste osredotočeni na prave zadeve in da znate takrat, ko je to potrebno, svojo osredotočenost smiselno preusmeriti. Recimo, da pregledujete strateški načrt, nato odgovarjate na elektronsko pošto, spet v naslednjem trenutku pa ste se sposobni ustaviti in pomisliti na svoje bistvene vrednote in načela. Še posebej primeren trenutek za poglobljen premislek o vrednotah, načelih in viziji je med GTD® tedenskim pregledom, ko preverjate status vaših projektov in ko korigirate in izboljšujete vizijo o pomembnih vidikih vašega življenja. Navpični vidik produktivnosti pomeni, da ste pri preklapljanju z ene ravni osredotočenosti na drugo okretni ter se dobro zavedate kdaj in o čem je potrebno opraviti razmislek.
Kaj je bolj pomembno?
Pomembno je oboje: nadzor nad vsakdanjimi zadevami in osredotočenost na dolgoročne cilje ali vizijo. Lahko bi rekli, da je človek dobro organiziran, če so zadeve, ki jih opravlja, dobro usklajene s prioritetami ali preprosto: da so naše izbire (o tem kaj delamo in česa ne) smiselne glede na želene cilje in vizijo. Obvladovati moramo torej obe dimenziji: vodoravno in navpično. Ali imate lahko en del produktivnosti brez drugega? Nadzor brez osredotočenosti na vizijo ali pa le vizijo brez nadzora? Od neke točke dalje popolna odsotnost ene dimenzije onemogoča produktivnost. Ali bolj konkretno: če zadev nimate pod nadzorom, je skoraj nemogoče ohranjati osredotočenost na dolgoročno vizijo. In če zadev niste sposobni videti tudi z dolgoročnega vidika, boste prej ali slej izgubili nadzor nad celoto. V realnosti je občasno možno biti v neravnovesju glede obeh vidikov produktivnosti in se nam to prav vsem dogaja. Več o tem v nadaljevanju.
Štirje kvadranti produktivnosti
Če razmerje med nadzorom in vizijo prikažemo v obliki matrike, vidimo štiri kvadrante: nizek nadzor brez vizije, visok nadzor brez vizije, nizek nadzor z vizijo in visok nadzor z jasno vizijo. Vsak od teh kvadrantov nam je vsaj nekoliko znan in skoraj gotovo smo se že vsi kdaj znašli v prav vsakem od njih:
- Nizek nadzor brez vizije
Vedemo se kot žrtev in reagiramo le na tisto, kar je zadnje vstopilo v naš svet ali pa je najbolj “glasno”. Ali povedano drugače: vedemo se reaktivno in reagiramo zgolj na najbolj očitne in trenutne pritiske in bolečine. - Visok nadzor brez vizije
Mikro menedžiramo in smo obsedeni s podrobnostmi ter zanemarjamo redno postavljanje vprašanja “Zakaj?”. Tako ne razumemo širše slike dogajanja. Če je to vedenje prignano do ekstrema, govorimo o obsesivno-kompulzivni motnji. - Nizek nadzor z vizijo
Sanjarimo... Kar naprej imamo nove, krasne ideje, ki pa niso uresničljive. Preveč se ukvarjamo z vizijo in konstantno obremenjujemo ter prekinjamo tok dogajanja. Če je tako vedenje prignano do ekstrema, govorimo o motnji zmanjšane pozornosti. - Visok nadzor z jasno vizijo
Obvladujemo trenutne razmere in vodimo (sebe in druge) v smeri želene vizije. Smo mojster in vodja. Z enim očesom smo osredotočeni na cilje in vizijo, vseeno pa smo pa pozorni tudi na kritične podrobnosti. In četudi imamo zadeve čvrsto v svojih rokah, znamo še vedno biti dovolj prožni (če in ko je to potrebno).
Smo vedno v istem kvadrantu?
Kateri od teh kvadrantov opisuje vaše trenutno stanje? Ali ta članek berete, ker se želite izogniti vzpostavitvi boljšega nadzora in vizije vašega življenja in dela ali ravno zato, ker nadzor in vizijo imate? Sam se občasno znajdem v vsakem od teh kvadrantov in to pogosto v enem samem dnevu... Morda dan začnem zelo zbrano in prvi del dneva svojo barko vodim kot dober kapitan. Nato me prešine neka noro dobra ideja in nekoga pokličem pa se moj svet se obrne na glavo. Preplavijo me novi problemi ali pa se pred mano pokaže cel kup priložnosti. Potem se odločim, da je bolje, da obrežem okrasni javor, saj me bo to umirilo in bom vsaj nekaj izpeljal nadzorovano in dobro… Ne gre torej za to, da obstanemo v nekem idealnem razmerju med vizijo in nadzorom. Bolj pomembno je, da razvijemo dober sistem zaznavanja, da opazimo, ko skrenemo s poti ter da razvijemo dober občutek o tem, kdaj nastopi pravi trenutek, da je treba glede neke zadeve ukrepati in jo urediti.
Osmislite svoje prioritete
Imeti moramo pregled nad trenutnim stanjem in tudi širšo sliko o tem, kakšno je želeno stanje v prihodnosti. Tako lažje ocenimo, kje se v danem trenutku nahajamo ter nam je bolj jasno, kam želimo priti in na kaj se moramo osredotočiti, da bomo dani trenutek najbolje izkoristili. Večinoma ljudje na začetku vpeljave metode GTD® opazijo, da pridobijo stabilnost, saj zelo povečajo nadzor nad svojimi odprtimi zadevami (obstoječimi in novimi). To je dobro, saj je treba začeti z zadevami, ki nas pestijo. Ko pa enkrat vzpostavimo dovolj dobro stabilnost nad temi najbolj perečimi zadevami, s tem ustvarimo prostor, da lahko pozornost razširimo tudi na vizijo in pravo smer. Dovolite, da to ponazorim s preprostim primerom. Recimo, da ste naročeni na neko revijo, ki jo tedensko prejemate in jo nato preložite v mapo “Preglej in preberi”. Z branjem v resnici nimate več pravega veselja… Se znate vprašati: “Je to nekaj, kar mi pomaga iti v smer, v katero želim iti?” Morda pridete do precej jasnega odgovora: "Ne, ta revija me več ne veseli." Takemu izpraševanju sledi majhna sprememba smeri (odpoved naročila na revijo). Primer je zelo preprost, a smiselno ga lahko razširimo na druga področja našega življenja in dela. Torej: pomembno je imeti jasno sliko o tem, kaj je za nas v tem trenutku res pomembno ter opaziti in prepoznati, da so morda nekatere zadeve, ki trenutno zasedajo našo pozornost le ostanek nekih že preživetih želja ali rutin, ki nas več ne veselijo.
Gremo to dokončat ali GTD® je v svojem bistvu metoda, ki nam pomaga, da znamo bolje osmisliti svoje prioritete. Ponuja nam najboljše modele in prijeme, s pomočjo katerih relativno hitro vzpostavimo nadzor nad svojim življenjem in delom ter se lahko bolj uspešno lotimo definiranja in udejanjanja svoje vizije – in to je ključno za našo osebno in službeno učinkovitost.
Dodajmo še tretjo dimenzijo!
Do sedaj smo govorili le o dveh dimenzijah: o nadzoru in viziji. Kaj pa je manjkajoča, tretja dimenzija? Tretjo dimenzijo tvori zavedanje in pro-aktivno delovanje v smeri naše vizije. Kako se rodijo želje in kaj točno nas vabi ter od nas zahteva ustvarjalnost in predanost? Kaj nas žene k vzpostavljanju nadzora in neomajnemu udejanjanju vizije in to v dobrih in manj prijetnih obdobjih? Kaj nas žene naprej, ko se nam smisel nadaljnjega uresničevanja neke vizije izmika in skriva? To je naša srčnost.
Odrešitve človeštva ni nikjer drugje kot samo v našem človeškem srcu, v moči človeške refleksije, v humani mehkobi in odgovornosti. — Vaclav Havel
Srčnost nam daje moč, da sprejmemo tudi zadeve, ki jih je težko sprejeti. Pomaga nam razvijati občutek, da je nekaj dobro za nas. Daje nam pogum. Ne nazadnje: pomaga nam, da oprostimo ter opustimo zamere. Tretja dimenzija produktivnosti je naša srčnost.
Povabilo
Če se želite naučiti, kako vzpostaviti učinkovit sistem za upravljanje z množico nalog in projektov ali pa želite svoje prakse zajema, razjasnitve, organiziranja in premisleka o množici nalog in obveznosti na službenem in zasebnem področju nadgraditi in izboljšati, vam priporočamo:
- branje knjige Gremo to dokončat,
- udeležbo na delavnici GTD® (izvajamo jih za podjetja in organizacije ter za skupine posameznikov) ali
- osebni coaching.
Avtor: David Allen, David Allen Company
Prevedla in priredila: Nataša Brunec, certificirana trenerka GTD®
