17.11.2017
Kopica obveznosti, vi pa umirjeni in osredotočeni? Da, tudi to se da!
Naši krasni možgani
Najprej poglejmo, zakaj se soočeni z velikim številom odprtih nalog in povečano dinamiko sprememb počutimo tako neugodno in obremenjeno. Naši možgani nas v zvezi s temi odprtimi nalogami skušajo kar naprej »dobronamerno« opominjati, kaj vse je treba postoriti. Žal ne ločijo med velikimi in malimi zadevami, nujnimi, manj nujnimi. Prav tako niso pretirano zanesljivi, da bi nas na pravo zadevo opomnili na pravem mestu ali ob pravem času … Tako nas na vsako od teh zadev spomnijo večkrat in to ne nujno ob pravem času, niti ne na pravem kraju. Če dodamo še to, da nam kapaciteta kratkoročnega spomina onemogoča, da bi lahko zanesljivo našli prav vse trenutne zadolžitve v mislih, je jasno, da nabora vseh obveznosti ni smiselno »držati v glavi«.
Če želite zanesljivega pomočnika pri pregledu nad vsemi odprtimi zadevami in pri sprejemanju pametnih odločitev o tem, česa se v danem trenutku lotiti, potrebujete neki zunanji sistem. Takoj boste ugovarjali, da se ne zanašate (le) na glavo in da (že) uporabljate koledar in nakupovalni listek, pa tudi na rumene listke si pišete svoje zadolžitve … Opažamo, da velika večina ljudi nekaj najbolj nujnih zadev zapisuje, še vedno pa kar veliko odprtih zadev skuša upravljati v glavi in se zanašajo na to, da se »bodo spomnili«.
Vsi pa iz izkušenj vemo, da naš um ni zelo zanesljiv kot orodje za priklic. Pretiravam? Ste kdaj na sestanku, pa se spomnite, da v trgovini niste kupili limon in ko pozneje kupujete limone, nejevoljno pomislite, da ste na sestanku pozabili sprožiti pereče vprašanje …
Torej: če bi bili možgani dober asistent za opominjanje, bi nas vedno, brez izjeme, na pravem mestu in ob pravem času spomnili na prave zadeve.
Možgani torej niso prav dobri pri priklicu in opominjanju na zadeve. Zmorejo cel kup drugih fascinantnih operacij: nepremagljivi so pri prepoznavanju novih situacij, ko rešujemo probleme ali ustvarjamo nove rešitve. Zato je bolj smiselno, da jih ne obremenjujemo z zadevami, ki so lahko rešene bolj elegantno in jih raje uporabljajmo za to, v čemer res blestijo.
GTD sistem ali "zunanji" možgani
Vsi potrebujemo nekega »asistenta za opominjanje«, zato je boljša rešitev, kot uporaba glave, da si v ta namen vzpostavimo povsem zanesljiv, celovit in zaupanja vreden sistem opomnikov zunaj naše glave. Tako bo glava lahko še bolje delala tisto, kar zna najbolje. Občutek neznosne (pre)obremenjenosti pa bo le še daljni spomin.
Kako pa priti do tega, da svoja opravila in naloge zložimo v neki zunanji sistem opomnikov zunaj glave in nas tak sistem ne »pušča na cedilu«? Do tega vam lahko pomaga pet korakov metode GTD (Gremo To Dokončat ali GTD ). Vsak od korakov ima svoja orodja, prijeme, napotke ter dobre in slabe prakse. Tisti, ki uporabljate metodo GTD, osnove že poznate. Za tiste, ki se metode GTD šele učite, pa naj na kratko povzamem pet temeljnih korakov te metode.
5 korakov GTD
V koraku ZAJEM zajamemo vse, v zvezi s čimer želimo ali moramo nekaj storiti. Zajem izvedemo s pomočjo zajemnih orodij (ki so lahko tako enostavna, kot sta papir in svinčnik, ali tako kompleksna, kot je digitalna aplikacija ali več njih – čisto odvisno od želja in izbire).
Nato pa na vseh zajemnih mestih opravimo drugi korak GTD, to je RAZJASNITEV. Kaj natanko razjasnimo? O vsaki od zajetih zadev razmislimo in se odločimo, kaj želimo v zvezi z njo doseči (želeni rezultat) in kaj je prvi konkretni korak, ki nas bo pripeljal bližje k uresničitvi želenega rezultata.
Ko zadeve razjasnite, ugotovitve umestite (zapišete) na ustrezno mesto (seznam, koledar) svojega zanesljivega sistema GTD. Temu koraku GTD pravimo ORGANIZIRANJE. Da je mesto res ustrezno (torej, da zapis najdemo tam in takrat, ko ga potrebujemo), si posamezniki uredijo tak nabor seznamov, ki ustreza njihovim vsebinam in načinu življenja. Nekaj primerov imen seznamov: »doma«, »računalnik«, »opravki« itd.
Ko se dela dejansko lotevamo, zgolj pogledamo na ustrezni seznam, ki je relevanten za okoliščine, v katerih smo (»v pisarni«, »doma« …). Sproti dnevno PREGLED-ujemo koledar in sezname opravil ter se odločamo, kaj je v danem trenutku najbolj smiselna naslednja aktivnost. Dodatni uvid v vse naše delo pa nam omogoča t. i. Tedenski pregled, ko pogledamo celotno sliko naših zavez in obveznosti ter se odločamo o naslednjih aktivnostih in morebitnih večjih spremembah.
Le ob prehojenih prvih štirih korakih je peti korak – DELOVANJE – lahko takšen, da imate večino časa občutek, da delate na najbolj prioritetni zadevi, ki jo v danem kontekstu, razpoložljivem času in glede na energijo, s katero razpolagate, lahko kakovostno izvedete. Na to nalogo se potem lahko tudi zares dobro osredotočite, saj veste, da delate na najbolj smiselni zadevi tega kraja in trenutka in vas ne skrbi, da ste na kaj pozabili.
Je to samo še več dela? Ne!
Na prvi pogled je videti, kot da metoda GTD pomeni le veliko dodatnega dela. Vsake toliko udeleženci na delavnici v prvih odzivih na metodo komentirajo: »Ob vseh nalogah, ki jih moram opraviti, bom sedaj moral/-a pred tem praviti še štiri dodatne korake!« Ali pa: »Saj tako ali tako vem, da moram vse to postoriti, zakaj bi si to dajal/-a še na sezname?«
Priznam: tudi sama sem ob prvem branju knjige imela podobne pomisleke. Metodo sem morala preizkusiti in v praksi preveriti, da sem izkustveno prišla do zaključka, da ta pristop k delu zares dodaja vrednost in prihrani čas ter prinaša in ohranja umirjenost. Ves čas, ki ga namenite za »pripravo« dela, je več kot povrnjen, ko v stresnih situacijah veliko bolj prožno zaznate, kaj je najbolj smiselno opravilo danega trenutka.
Velika, če ne največja dodana vrednost pristopa GTD, je ravno ta »predpriprava« na delovanje (torej prvi štirje koraki). To nam namreč pomaga, da sploh imamo celovito in jasno sliko o vseh svojih zavezah in obveznostih zunaj svojega uma. Ko se metodo navadimo uporabljati, kar »spotoma« – v drugem koraku – že sprejmemo odločitve o tem, kaj (če sploh kaj) bomo v zvezi z vsako od zadev naredili. Tako o odprtih zadevah in obveznostih ne »skrbimo«, saj so vse že zajete, razjasnjene in varno pospravljene ali organizirane v koledarju in na seznamih. Sčasoma si vse bolj zaupamo, da lahko s pomočjo metode GTD in sistema GTD vse postorimo ob najbolj primernem času, zanesljivo in pravočasno. Zato smo bolj mirni in zadeve opravimo veliko bolj zanesljivo in z bistveno manj stresa in zaskrbljenosti, da nam bo v množici zadev kakšna »pobegnila« nadzoru. Ker ste, še preden se lotite dela, razjasnili, kaj želite in kako boste napredovali v želeno smer, je samo »delovanje« zares enostavno.
Če se želite metodo GTD naučiti, lahko začnete s knjigo Gremo to dokončat, v kateri je opisana celotna metodologija in deluje kot učbenik za učenje GTD. Za več informacij pa nas pokličite ali nam pišite sem.
Avtorica: Nataša Brunec, certificirana trenerka metode GTD
