19.2.2017
Tvoja ali moja naloga?
Pri delu, ki ga opravljam, opažam tudi temne plati upravljanja dela in težave v odnosih v podjetjih. Zanimivo se mi zdi, da se te senčne plati bolj izrazito kažejo v podjetjih, ki med vrednote podjetja zapišejo sodelovanje in prijaznost. Prav hitro se namreč sodelovanje da narobe razumeti kot nejasno definiranje odgovornosti, prijaznost pa z nedelegiranjem nalog.
Sestanki brez jasnih zaključkov
Tendenca, ki jo prav tako opažam, so dolgi sestanki, na katerih se porablja veliko časa in energije, a pogosto brez pravega zaključka... Sestanki se namreč morajo zaključiti z jasnimi vprašanji: “Je naslednja aktivnost na tej zadevi moja ali tvoja?”. Ali: “Kdo bo zdaj to prevzel in dokončal?"
Ali boš to naredil ti?
Nedoločanje nosilca aktivnosti pa je možno opaziti tudi v zasebni sferi. Mnoge družine imajo nekje doma prostor, kamor odlagajo razne papirje, račune, dokumente ter zapisane ideje za družinske projekte. A ker ni jasno razvidno, kdo v družini naj bi zadevo prevzel, in se lotil prve naslednje aktivnosti, se na koncu nič ne zgodi.
Na nek način je fascinantno, da vedno, ko sta nosilca za neko nalogo dva (ali pa je nosilcev celo več), običajno nihče ne izvede te naloge.
Jasno definiramo nalogo in določimo nosilca naslednje aktivnosti
Direktorji in starši bi najraje videli, da bi njihovi zaposleni ali družine v harmoniji in v prijaznem sodelovanju zadeve premikali proti skupnim ciljem. Vsak med njimi naj bi bil pozoren na vse, kar je za postoriti, in vsi naj bi skrbeli, da bi bilo vse narejeno in dokončano.
Žal je tako, da se v primerih, ko odgovornost za dokončanje konkrente naloge ni jasno dodeljena eni osebi, ta nejasnost premika po hirerahični lestvici navzgor... dokler ne pristane v rokah nekoga, ki bo zagotovil in organiziral dokončanje. Opisano je pogosto razlog, zakaj se podjetja, ki so izjemno hitro rasla (iz enega ali dveh nosilcev), pogosto soočajo s stresom vodilnih, saj je le-ti sproti učijo, kako učinkovito definirati področja odgovornosti navzdol, kar jim potem (končno) omogoči, da se lahko nehajo ukvarjati z vsako malenkostjo v podjetju.
Nosilec naloge mora vedno biti jasno definiran. Izjema so redki primeri, ko so vsi čisto zares enakovredno vpleteni in neodvisno zavezani k dosegi cilja. Delo po načelu: jaz bom naredil-a, če je nekaj treba narediti, in pri tem ne čakam na druge vpletene je včasih prisotno v majhnih ekipah (v športu, vojski in včasih tudi v zelo majhnih in zelo dinamičnih podjetjih).
Vedno je potrebno določiti vsaj eno osebo, ki je odgovorna za izvedbo in dokončanje neke konkretne zadeve, naloge ali projekta.
Tisti, ki svojo prijaznost kažejo tako, da nosilcev ne določijo, v resnici sploh niso prijazni…
Avtor: David Allen, David Allen Company
Prevedla in priredila: Nataša Brunec, certificirana trenerka GTD
