07.4.2016
Kam "odtekajo" vaše dobre ideje?
"Teflon šef"
Nekoč sem bil coach pomembnemu izvršnemu direktorju, ki bi ga lahko po vseh standardih uvrstili med najbolj produktivne ljudi na svetu. V visokih vodstvenih krogih je znan kot tisti, ki “zadeve naredi”. Še posebej pa ga cenijo pri reševanju kriznih situacij in pri uspešnem zaključevanju kompleksnih, zahtevnih in visoko donosnih poslov.
Ko sem prišel v njegovo pisarno, je moj prvi občutek bil, da verjetno ne bova imela prav dosti dela z izboljšavami njegovih procesov dela. Nikjer v pisarni ni bilo videti nobenih znakov, da so zadeve izven nadzora. E-pošto je obvladoval. Prav tako je dnevno preverjal snemalnike zvoka. Miza je bila urejena in pospravljena. Tudi pri oblikovanju svojih zapiskov s sestankov je bil natančen in videti je bilo, da nima veliko nesprocesiranih zadev. Bil je pravi prototip “Teflon šefa” – zadeve so se takoj “odlepile” od njega in se „premaknile“ v nadaljnji proces dela. Odločitve je sprejemal hitro. Prav tako hitro je tudi delegiral predloge, projekte in naloge svoji optimizirani ekipi. Pred menoj je stal mojster odlične (samo)organizacije.
Ali lahko delam še bolje?
Ni torej imel težav s storilnostjo. Sodelovanje z mano ga je zanimalo, ker je želel moje mnenje o tem, ali je sredi neprekinjenega toka ključnih in kritičnih zadev osredotočen na prave zadeve, na pravi način in ob pravem času. Ker je bil njegov urnik zelo intenziven – 24/7 – in je bil v delo povsem vpet, je želel slišati moje moje videnje in oceno ali dela na najboljši možni način. Prav zanimalo me je, kaj bom odkril ob skupnem delu (vrednost takega procesa je vedno zelo unikatna in se od osebe do osebe zelo razlikuje). Že od samega začetka mi je bilo jasno, da bo skoraj gotovo ugotovil, da je naša metoda virtualnih opomnikov aktivnosti bolj učinkovita od njegovega zaporednega in po datumih zapisanega “naredi” seznama.
Prav tako sem ocenil, da bo temeljit pregled njegovih poslovnih področij in “področij osredotočenosti” ter strateških načrtov bolj zdrav pristop od seznama projektov, ki ga je bil navajen voditi. Toda: ali bo to dvoje prineslo dovolj dodane vrednosti? V sodelovanje z mano je namreč investiral kar veliko svojega časa…
Naj zadošča, če povem, da je bil po treh urah zajema vseh nezapisanih “odprtih zank” in po enem dnevu organiziranja projektov in naslednjih aktivnosti ter po nekaj odločnih uvidih o odgovornostih s področja zasebnega življenja (kar je bila le dodana vrednost samorefleksije, sprožene s celotnim procesom)… je bil več kot zadovoljen z rezultati.
Kaj o GTD pravijo najboljši?
Ko sva se nekaj tednov kasneje srečala na nadaljevalnem sestanku, so se mi zdeli njegovi komentarji in povratne informacije poučni in navdihujoči.
Dejal je, da se je njegova storilnost zelo popravila, saj zna sedaj nove ideje bolje umestiti in to praktično takoj, ko jih dobi. Prav tako porablja manj časa za vračanje k istim zadevam in za ponovno razmišljanje o njih. Počuti se bolj mirnega, saj ve, da je čisto vse, česar se spomni, tudi takoj zajeto. (Že prej se mu je zdelo, da je to delal dobro, a zdaj vidi, da je možno še bolje.) Precej šokiran je bil nad povezavo med jasnostjo misli, ki jo je prinesel ta nov pristop k delu, in dvema izjemno dobrima Velikima idejama, ki sta se mu porodili kmalu po uveljavitvi novega načina dela. Obe ideji sta mu pomagali razrešiti veliko težavo, ki ga je pestila in to ga je prestavilo na še višji nivo delovanja pri vodenju. Pristop “od spodaj navzgor” pri zajemu in definiranju njegovega dela je vplival na velike pozitivne premike pri njegovih strateških razmislekih (četudi se s strateškim razmislekom posebej nisva ukvarjala). Največ truda je zahtevalo, da je ostal zvest izzivu, da sproti zajema vse odprte zadeve. Trud je bil potreben predvsem zato, ker je sam proces, ko je “spravljal” odprte zadeve iz svojih misli in jih nato pregledoval, dodatno generiral še več novih idej in vrednih razmišljanj!
Kje ste vi in kje hočete biti?
Zakaj želim deliti ugotovitve sodelovanja s tem izjemno učinkovitim gospodom pri uvajanju Gremo To Dokončat (GTD)? Že v preteklosti sem pisal o raznih vidikih paradoksa, s katerim se kar naprej srečujemo: tisti, ki jih GTD sistem najbolj pritegne in ga najbolj znajo izkoristiti, so tisti, ki ga najmanj potrebujejo. A v tem primeru je bila še ena dodatna posebnost. Mislim, da še nikoli nisem videl nikogar, ki bi naša ključna načela GTD metode in najboljše prakse tako dobro razumel, jih tako hitro vpeljal v prakso in jih v celoti takoj tudi uporabljal. Ves ta hitri prehod pa je bil takoj tudi pospremljen z rezultati: tako v smislu učinkovitosti, kakor tudi nestresne produktivnosti.
Vem, da veliko ljudi čuti, da “še niso čisto tam” in iščejo naslednje orodje, ključ, formulo ali kul tehniko, ki jim bo pomagala imeti stvari pod nadzorom: “Če je novo in je videti težko, je verjetno to tisto, česar ne delam in kar moram vpeljati.”
Možno je, da bi GTD bil bolj razširjen, če bi si kar naprej izmišljevali neke nadgrajene verzije GTD metode. A za to ni potrebe, saj zapletanje ni odgovor na vprašanje, kako do nestresne produktivnosti. Kot je dokazal opis učinkov pri zgoraj opisani vpeljavi metode GTD: moč nekega sistema tiči v dobrih osnovah, ki so v celoti in konsistentno vpeljane in se trajno uporabljajo.
Čudežnost se skriva v vsakdanjem ponavljanju, prefinjenost v enostavnosti ter globina v praktičnosti
Priznam, da se občasno tudi sam sprašujem naslednja vprašanja: “Je res tako preprosto?” “Je to res nujno vpeljati?” “Se morda se ljudje izogibajo vpeljavi teh vedenj (tako zelo, kot se), ker obstaja nek boljši način za dokončanje zadev?” In potem spet GTD sistem doživim skozi oči najboljših in najbolj uspešnih posameznikov, ki na polno “vstopijo” in osvojijo GTD sistem in spee povsem prepričan ugotavljam: kako zelo dobro deluje. In kako lepo enostaven ostaja.
Če se želite naučiti, kako vzpostaviti učinkovit sistem za upravljanje z množico nalog in projektov ali pa želite svoje prakse zajema, razjasnitve, organiziranja in premisleka o množici nalog in obveznosti na službenem in zasebnem področju nadgraditi in izboljšati, vam priporočamo branje knjige Gremo to dokončat. Druga možnost je, da se odločite za delavnico GTD ali Gremo to dokončat.
Avtor: David Allen, David Allen Company
Prevedla in priredila: Nataša Brunec, certificirana trenerka GTD
