30.5.2017
GTD tedenski pregled: vaše najpomembnejše opravilo v tednu
Na kratko: če uvedete redne GTD tedenske preglede, boste uspeli v GTD (gremo to dokončat).
Kaj točno je tedenski pregled?
Predstavljajte si, da ste v soboto sami doma. Odločite se, da boste pospravili svojo pisalno mizo.
Kako točno bi se lotili tega? Verjetno bi začeli tako, da bi vse odvečne papirčke, račune ipd. Vrgli v smeti. Ostale dokumente pa bi pospravili v arhiv. Vse ostalo, na čemer boste še “delali” pa bi postavili na pladenj za vhodne zadeve.
Ko bi zadeve tako »pokupčkali«, bi si pripravili skodelico kave in se lotili zadev s pladnja. Naredili bi seznam odprtih zadev. Preverili bi že napisane odprte zadeve in tiste, ki še niso dokončate, prepisali na aktualni seznam. Preverili bi še koledar in se prepričali, da je v koledarju vse, kar mora biti, da bo naslednji teden uspešen.
Prepričana sem, da vsake toliko nekaj podobnega tudi naredite. Zakaj pa je tako težko delati opisane preglede redno? Zakaj točno toliko ljudi s težavo redno izvaja GTD tedenske preglede?
Menim, da je eden od razlogov v v tem, ker GTD prinaša občutek razbremenjenosti. Ko torej naredimo tedenski pregled, se počutimo precej bolje, kot pred tem. Naravno je, da takrat, ko se počutimo preobremenjene raje "delamo" na samih zadevah in se nam zdi, da “pregledovanje” in definiranje dela ni prava rešitev. No, ravno to je napaka, ki vodi v delo na ne nujno najbolj pomembnih zadevah nekega trenutka. Da veste, na čem je v danem trenutku najbolj smiselno "delati" potrebujete celo sliko. Celo sliko dobite le s pomočjo pregleda celote...
Dobro je, če GTD tedenski pregled začenjate razmeti kot predah, pregled stanja, ki vam omogoči, da morebitne težave zaznate, še preden do njih dejansko pride.
Zakaj priporočamo GTD tedenski pregled?
- Včasih boste ugotovili, da ste zaključili vse aktivnosti s svojih seznamov in vam bo to prineslo občutek zadovoljstva nad opravljenim delom.
- To je priložnost, ko lahko usklajujete različne prioritete.
- V nov teden stopate pripravljeni.
- Imate priložnost “uloviti” kakšno zadevo, ki se je v vrvežu delovnega tedna pozabila.
- Teden začnete z občutkom zadovoljstva in miru.
- Posebna nagrada: občutek, da zadeve obvladujete!
''Če ne izvajate GTD tedenskega pregleda, niste praktik GTD''
– David Allen
Anatomija GTD tedenskega pregleda
Tedenski pregled je operacija v dveh fazah. Prva faza je ureditev, pospravljanje in čiščenje vseh vaših vhodnih posod in orodij (fizičnih, digitalnih in mentalne – možganov):
Zberite vse papirje, papirčke in gradiva
Zberite vse vizitke, račune in razne papirčke, ki so se nabrali čez teden in jih odložite na pladenj za vhodne zadeve.
Izpraznite vaše nabiralnike (vaši digitalni nabiralniki naj so prazni)
Razjasnite vse kar je v vaših digitalnih nabiralnikih.
Pometite um (možgane)
Zapišite vse projekte, aktivnosti, zadeve na katere čakate… vse odprte zadeve.
Naslednja faza je, da pregledate in aktualizirate vse že prej zapisane naloge iz koledarja in vaših seznamov:
Preglejte seznam naslednjih aktivnosti
Prečrtajte ali odkljukajte, kar je bilo zaključeno.
Preglejte vnose v koledar iz prejšnjega tedna
Preverite, če je slučajno kaj iz prejšnjega tedna ostalo nedokončano. Ste izvedli vse, kar ste se dogovorili na sestankih prejšnjega tedna?
Preglejte vnose v koledar za naslednji teden in dodajte (morebitne) nove
Preglejte dogodke in sestanke, ki so pred vami (kratkoročne in dolgoročne). Zapišite, kaj je v zvezi z njimi morda potrebno še postoriti (dodajte na seznam naslednjih aktivnosti).
Preglejte seznam “čakam”
Preglejte zadeve na katere čakate (delegirane aktivnosti, informacije za katere ste zaprosili ipd.) in če je potrebno, zapišite nove aktivnosti v zvezi z izvedbo teh nalog.
Preglejte seznam projektov
Poglejte, kakšno je stanje na posameznih projektih in zagotovite, da ima vsak projekt definirano vsaj eno naslednjo aktivnost.
Če je časa le malo, lahko tedenski pregled za službene zadeve ločite od tistega za zasebne. Ko veliko potujete, je dobro mesto za izvajanje tedenskega pregleda tudi vlak ali letalo ali katerikoli prostor, kjer imate na voljo nekaj časa in je relativno malo motenj iz okolja. Želim vam uspešen tedenski pregled! Zaživite produktivno.
Še več o tedenskem pregledu in metodologiji GTD se lahko naučite s pomočjo odličnega priročnika Gremo to dokončat.
Avtor: Bjorn Christian Finbraten
Prevedla in priredila: Nataša Brunec
