08.3.2016
GTD tedenski pregled
Torej, dragi bralci: tedenski pregled vam morda ne bo takoj všeč. Spomnil vas bo na vse zadeve, ki bi jih morali narediti, pa jih nikoli ne…
V nadaljevanju tega kratkega članka bo bolj malo teorije... Predvsem želim predstaviti konkretne korake tedenskega pregleda, ki jih sam izvajam vsaj enkrat na teden.
Tedenski pregled je eden od prijemov, ki vam omogoča, da se vaš um sprosti (um kot voda). Če tedenski pregled redno izvajate, to sproščenost tudi ohranjate. Ko pa prakso tedenskega pregleda opustite, sproščenosti ni več. Če tedenskega pregleda še ne izvajate, vam predlagam, da ga vnesete v vaš koledar: recimo kot ponavaljajočo se tedensko aktivnosti (“izvedi tedenski pregled”). Ko boste pregled izvedli nekaj tednov zapored bo postal vaša druga narava. Predlagam tudi, da si sami izdelate vaše kontrolni seznam, ki vsebuje vse, kar želite v okviru tega tedenskega pregleda vedno pregledati. Pomembno je namreč, da opomniki v vašem kontrolnem seznamu opravil za vaš tedenski pregled odražajo specifike vašega življenja in dela.
Redno izvajanje tedenskega pregleda je ključno vedenje, ki osebni organiziranosti dodaja vitalno, dinamično komponento in vam omogoča, da metodo GTD v celoti vpeljete v svoje življenje in delo. Dober dan za izvajanje tedenskega pregleda je lahko v petek. Morda še najbolje, da se tega opravila lotite zgodaj popoldne, če vam vaš urnik to le dopušča. Med pregledom boste namreč naleteli na kakšne manjše aktivnosti, ki jih lahko še isti dan izpeljete (sami ali s kolegi, ki jih še ujamete na delovnem mestu). Tedenski pregled je ključno vedenje, ki bo dalo vašemu integriranemu sistemu za upravljanje življenja vitalno, dinamično realnost in bo pripomoglo k polni uvedbi GTD metodologije.
Kaj naj vključuje tedenski pregled?
Zberite vse neurejene papirje, papirčke, dokumente in gradiva.
Zberite vse vizitke, račune in razna papirnata gradiva in jih zložite na vaš prostor za vhodne zadeve.
Izpraznite “vhodne zadeve”
V celoti sprocesirajte vsa papirnata gradiva, revije in zapiske ter zapisnike, glasovno pošto, zvočne posnetke in elektronska sporočila.
Izpraznite um (pometite možgane)
Zapišite in sprocesirajte vse nezajete nove projekte, akcijske zadeve, zadeve na katere čakate, zadeve za seznam Nekoč/morda itd.
Preglejte seznam Naslednje aktivnosti
Odkljukajte dokončane aktivnosti. Preglejte ali so evidentirani vsi opomniki za naslednje aktivnosti.
Preglejte pretekle dogodke v koledarju
Podrobno preglejte vnose v koledar za pretekli teden in premislite ali so potrebne še kakšne aktivnosti: je morda potrebno kakšne podatke, inforamcije ali dokumente arhivirati? Ugotovitve vnesite v GTD sistem.
Preglejte prihodnje dogodke v koledarju
Preglejte dogodke v bližnji prihodnosti - kratkoročne in dolgoročne. Zajemite aktivnosti, ki se jih spomnite ob pregledovanju.
Preglejte seznam Čakam
Zabeležite ustrezne aktivnosti, če je pri kakšni od zadev s seznama Čakam to potrebno (opomniki drugim). Odkljukajte, kar je dokočnano.
Preglejte seznam Projekti
Ocenite status projektov, cilje in rezultate: vsakega posebej in zagotovite, da ima vsak od njih vsaj eno naslednjo aktivnost. Pobrskajte po projektnih načrtih, projektnih gradivih in drugih materialih, ki so povezani z delom, ki je v teku, da preverite, če zaznate nove aktivnosti, dokončane naloge, elemente za seznam Čakam itd.
Preglejte vse relevantne kontrolne sezname
Uporabite jih kot sprožilec za morebitne nove aktivnosti.
Preglejte seznam Nekoč/morda
Preglejte seznam in ugotovite ali lahko katerega od projektov aktivirate in ga vpišete na ustrezni aktivni seznam. Zbrišite elemente, ki niso več zanimivi.
Bodite ustvarjalni & pogumni
Se je pojavila kakšna nova, krasna, nenavadna, ustvarjalna, izzivalna ideja, ki jo lahko dodate v vaš sistem?
p.s.:
Naj dodam gornjemu zapisu še elektronsko sporočilo, ki mi ga je poslala gospa, ki je vpeljevala tedenski pregled. Morda bo za koga med vami lahko uporabno ali pa vam bo pomagalo pri vzpostavitvi nove, redne navade.
“Za tiste, ki želijo v svojo strategijo osebne organiziranosti vpeljati tedenski pregled, imam koristen predlog. Bodite potrpežljivi in če vam spodleti, poskusite znova! Moji nabiralniki pošte doma in v službi so bili toliko časa »v razsulu«, da še vedno nisem čisto vsega spravila v red! Sem polno zaposlena mama samohranilka in sem polno zaposlena. Za moj dan je značilno veliko število motenj in bolj malo kratkih časovnih oken, ko lahko zbrano delam. A se ne predam! Ključno v tem procesu vpeljave GTD metodologije in tedenskega pregleda se mi zdi, da ostanem potrpežljiva. Zato vse nove "tedenske pregledovalce" vzpodbujam, da le vztrajajo in poskusijo vpeljati to koristno navado. Morda bo potrebnih nekaj poskusov, da vam bo uspelo in in boste tedenski pregled izpeljali res kvalitetno in do točke, ko potem postane ta aktivnost zelo enostavno obvladljiva. Zame je bila vzpostavitev te navade nekaj neprecenljivega!«
Ginny @ MIT
David Allen, avtor knjige Gremo to dokončat (prevedla in priredila v SLO: Nataša Brunec, certificirana GTD trenerka)
