GTD ni upravljanje časa! Kaj je GTD?
Ko spoznavam nove ljudi, običajno izmenjamo nekaj vljudnih fraz, prav hitro pa se začnemo pogovarjati o tem, kaj kdo dela... Zelo pogosto imam težavo dobro opisati, kaj točno delam. Vem, da sem vsebino svojega dela slabo opisala, če novi znanci slišano povzamejo nekako tako: “Aha, upravljaje časa učite!” Zdaj me to več ne vznemiri tako pretirano. Razumem, da je za ljudi, ki se ne ukvarjajo zelo podrobno s pristopi in prijemi obvladovanja toka dela in življenja, precej enostavno, če vse tovrstne prijeme poimenujejo “upravljanje časa”. A GTD ni upravljanje časa!
Morda lahko začnemo s pojasnili kar z omembo zelo očitnega dejstva, ki govori v prid trditvi, da GTD ni upravljanje časa. Dejstvo je, da čas je in se ga ne da upravljati. Če ste kdaj poskusili ustaviti čas, razumete o čem govorim. Res je: bilo bi krasno, če bi se čas dalo upravljati. Si predstavljate, da bi na trg prišla aplikacija, ki bi omogočala, da pritisnemo gumb za zaustavitev časa (in si tako zagotovimo npr. dodatne štiri ure priprav na predstavitev, ki smo se ji izogibali teden ali dva). Tudi kot GTD-usposobljeno osebo bi me skoraj gotovo zamikalo, da bi pred prodajo take aplikacije taborila pred trgovino, ki bi to aplikacijo prva ponudila trgu.
Ker take aplikacije ni, verjamem v GTD. Ki pa ni upravljanje s časom. Zakaj ne in kaj GTD je, izveste v nadaljevanju članka…
Izhodišče je drugačno kot pri drugih pristopih
Namesto, da bi govorili in razlagali o orodjih, tehnologiji ali šablonah, izhajamo iz izkušnje produktivnosti. Izkušnja produktivnosti je stanje, v katerem smo ljudje najbolj produktivni. Lahko bi mu rekli tudi stanje pripravljenosti. To stanje razložimo, skušamo razumeti in se naučimo, kako ga prepoznati. Nato (z)gradimo sistematičen pristop, ki pomaga, da se lahko v to stanje (čim bolj) redno vračamo.
Zasnovan je na splošnih načelih, a omogoča zelo raznolike načine uvedbe
GTD torej ne sloni na neki predpisani šabloni, aplikaciji, obrazcu. Če so načela GTD spoštovana in upoštevana, lahko metodologijo vpeljujemo na zelo različne načine (s pomočjo table, zvezka, najnovejše digitalne aplikacije itd.). Ker je pri uvedbi oz. vpeljavi res veliko možnosti, GTD odlično deluje tako za generalne direktorje, kakor tudi za poslovne asistente (oz. kogarkoli). Pojavna oblika uvedenega GTD sistema ni enotna. GTD sistemi se med seboj lahko radikalno razlikujejo, četudi so zgrajeni na istih GTD načelih. In prav to omogoča prožnost in individualnost.
Narejen je za ljudi (in ne za robote)
GTD je metodologija, ki omogoča takšen način postavljanje prioritet, kot ga od nas zahtevata hitrost in dinamika življenja v 21. stoletju. Ker med delovnim tednom enostavno nimamo časa vedno znova razmišljati o vseh elementih sestavljanke, ki vplivajo na naše prioritete, se v okviru tedenskega pregleda tak premislek naredi za en teden vnaprej. Moje prioritete, ki so v definirane okviru tedenskega pregleda (npr. v nedeljo), bodo še vedno veljale tudi v ponedeljek in torek. Bodimo konkretni... Recimo, da v nedeljo po temeljitem premisleku določimo vse, kar je vredno naše pozornosti in naše izvedbe v tednu, ki je pred nami. Vse to zapišemo na sezname, ki nam potem med tednom lajšajo odločanje in delovanje. Recimo v torek ob 14.53, se lahko odločimo za najbolj smiselno aktivnost s seznamov (pač glede na kraj, kjer smo; čas, ki ga imamo na razpolago ter glede na to, kako se v danem trenutku počutimo). Tako smo lahko v vsakem trenutku najbolj smiselno vpleteni v svoje življenje v delo. In bolje znamo vrednotiti in ocenjevati nepričakovane motnje ali spremembe (ki so pogosto preprosto le dobre priložnosti).
Odlikuje ga večplastnost
Ljudje pogosto vidijo upravljanje časa kot izolirano veščino, ki jim bo koristila v službi. GTD je bistveno bolj celovit in omogoča ubrano in celostno (so)delovanje vseh vidikov aktivnega in polnega življenja in dela.
Skupek najboljših praks, ki delujejo
GTD je teorija in praksa o osebni organizaciji, ki je bila zgrajena na opazovanju najboljših praks. Ljudem pomaga, kjer potrebujejo pomoč in vsakomur omogoča, da izboljšuje svoje delovanje in življenje. Tisti, ki jim osebna organizacija ne gre od rok, se bodo naučili veliko novega. Tisti, ki so že dobri na tem področju, pa bodo bolje razumeli, zakaj so dobri ter bodo lahko še boljši. Dodatno pa bodo lahko dobre prakse, ki jih že uporabljajo, uspešno širili tudi na druga področja svojega dela in življenja.
Službeno in zasebno
GTD pokriva službeno in zasebno, saj ugotavljamo, da sistem, ki ignorira zasebno, prej ali slej neha delovati (nakopičeni problem osebnega življenja začnejo vplivati tudi na službeno učinkovitost). Ko je knjige Gremo to dokončat leta 2001 izšla, je bil tak celovit pogled precej radikalen. Danes se nam zdi precej običajen in ga potrjujejo tudi dobre prakse.
Začnemo na začetku
Pri GTD pristopu začnemo na začetku: najprej zajamemo vse vhodne zadeve. Mnogi pristopi začnejo preprosto zapisovati “naredi” elemente v sistem. Morda je to bolje kot nič, a če le organiziram nerazjasnjene zadeve, bom imel-a odlično organizirane nerazjasnjene zadeve, ki pa mi ne bodo v posebno pomoč pri prepoznavi in izvedbi zame pomembnih aktivnosti.
Od spodaj - navzgor
Pristop pri GTD je od spodaj – navzgor (in ne od zgoraj - navzdol). S tem pomagamo ljudem, da dobijo občutek nadzora nad konkretnimi zadevami. Ta občutek nadzora pa jim omogoča, da bodo z večjo verjetnostjo sposobni gledati bolj strateško. Začeti od zgoraj - navzdol (od namena, vizije, strategije…) ni narobe. A brez vzpostavitve nadzora nad konkretnimi zadevami na najnižji ravni, le-te običajno ostanejo neizvedene.
Tudi za najbolj zahtevne uporabnike
GTD je robusten, zmogljiv sistem, ki prenese velik obseg odprtih zadev, kompleksnost in tudi mobilnost – vse to so elementi, ki običajno zaznamujejo najbolj zahtevne poklice in delovna mesta. Delali smo in delamo z najboljšimi in najbolj brihtnimi posamezniki v mednarodno priznanih organizacijah in podjetjih. Skeptike smo prepričali, da so postali zvesti uporabniki GTD sistema.
Na koncu pa še to. Večina sistemov za upravljanje časa stremi zgolj k povečani produktivnosti in učinkovitosti. GTD pristop pa poleg povečevanja produktivnosti prispeva k nižji stopnji stresa pri uporabnikih.
Če se želite naučiti, kako vzpostaviti učinkovit sistem za upravljanje z množico nalog in projektov ali pa želite svoje prakse zajema, razjasnitve, organiziranja in premisleka o množici nalog in obveznosti na službenem in zasebnem področju nadgraditi in izboljšati, vam priporočamo branje knjige Gremo to dokončat. Druga možnost je, da se odločite za delavnico GTD ali Gremo to dokončat.
Vredno je poskusiti, kako bo GTD deloval na vas!
Po blogu Edwarda Lamonta prevedla, povzela in priredila:
Nataša Brunec, certificirana trenerka GTD
