Delajte prave stvari ob pravem času

Ali res obstajajo orodja in prijemi, ki peljejo k umirjenemu nadzoru nad življenjem in delom? Namesto umirjenega nadzora večina sodobnih ljudi doživlja občutke (pre)obremenjenosti. Vse več ljudi pa čuti tudi ujetost in pomanjkanje nadzora nad življenjem in delom. Večina si želi več svobode in hkrati tudi občutek nadzora nad življenjem in delom.

Poglejmo najprej, kaj nam daje občutek svobode. Bolj svobodne se počutimo, če imamo možnost izbire in ko imamo vsaj minimalno stopnjo pregleda in nadzora nad svojim delom in življenjem. Možnost izbire se nam ponuja, ko imamo dober pregled nad celoto in nad naborom možnih opravil. Brez določene stopnje nadzora, ki nam omogoča, da sploh lahko izbiramo iz nabora možnosti, ni občutka svobode.

Kako pa sploh naj vzpostavimo pregled nad celoto in posameznimi elementi celote, če je toliko vsega, dinamika sprememb pa le še pridobiva na hitrosti? Časa pa nam čedalje bolj primanjkuje…

Si želite bolje upravljati čas?

Čas je. Zdi se mi pomembno, da poudarim, da časa ni možno upravljati. Če ste kdaj poskusili ustaviti ali pohitriti čas, razumete o čem govorim. Kar lahko upravljamo, je naše delovanje. Pa še tu moramo znati poleg načrtovanja in načrtovanih aktivnosti vgraditi tudi prave odzive na nenačrtovane aktivnosti ali motnje.

Veliko ljudi dnevno pada v past odzivanja na tisto, kar je prišlo “zadnje” v njihovo življenje (elektronska pošta na vrhu seznama nabiralnika), na tisto, kar najbolj “kriči” na njih (sodelav-ec/-vka, ki pridrvi v pisarno z “nujno” zadevo). Včasih gre res za nujne zadeve (za t.i. požare), ki ne dopuščajo nobene alternative. Te najbolj krizne primere je pač res treba nemudoma reševati, gasiti in urejati. Zelo pogosto pa je tako krizno upravljanje slaba navada ali pa del kulture podjetja. Ljudje se radi zatekajo v krizno upravljanje tudi zato, ker ne poznajo bolje delujočih metod. Ko gori, je pač treba gasiti in vedno je po uspešno prestani krizi prisoten tudi občutek uspešno rešene težave. Ni pa vsak od teh požarov neizbežen in kakšnega med njimi včasih s predolgim odlašanjem in nesistematičnim pristopom k upravljanju z zavezami nevede zanetimo kar sami…

Kaj pa je lahko sistematičen pristop, ki nam omogoča, da prave požare ločimo od navideznih? Ali je ob vsej poplavi zadev in nenehnih spremembah sploh možno vzpostaviti in vzdrževati pregled nad celoto lastnih obveznosti, zavez in želja?

Tak sistem je možno vzpostaviti in ga tudi redno in brez velikih težav ohranjati in vzdrževati. Je pa nujno, da uporabimo um, da tak sistem vzpostavimo nekje izven uma. Glava ni dobra pisarna…in je slab opominjevalni sistem.

Uporabite um, da boste lažje bistroumni

Naši možgani nas v zvezi z našimi obveznostmi skušajo kar naprej “dobronamerno” opominjati, kaj vse je potrebno (še) razmisliti, postoriti, dokončati... Misli nam begajo in le malokdo ima umirjen nadzor in sistematično zapisan pregled vseh svojih odprtih zadev na zanesljivem mestu izven glave.

V odsotnosti zanesljivega sistema izven glave se marsikdo zateka k temu, da si skuša obveznosti in zaveze zapomniti. A naši možgani niso pretirano zanesljiv, niti racionalen opominjevalni sistem. Na zadeve, ki jim moramo ali želimo narediti nas spomnijo večkrat in to ne nujno ob pravem času, niti na pravem kraju. Če dodamo še to, da nam kapaciteta kratkoročnega spomina onemogoča, da bi se lahko zanesljivo spomnili vseh trenutnih zavez, je jasno, da nabora vseh obveznosti ni smiselno “držati v glavi”.

Možgani torej niso prav dobri pri priklicu in opominjanju na zadeve. Zmorejo cel kup drugih fascinantnih operacij: nepremagljivi so pri prepoznavanju novih situacij, ko rešujemo probleme ali ustvarjamo nove rešitve. Zato je bolj smiselno, da jih ne obremenjujemo z zadevami, ki so lahko rešene bolj elegantno in jih raje uporabljajmo za to, v čem res blestijo. David Allen, avtor metode Gremo to dokončat pravi: “Vaš um naj ideje raje ustvarja, ne pa, da se trudi, da jih ne bi pozabil.”

Vzpostavite celovit in zanesljiv sistem opomnikov izven glave

Vsi potrebujemo nekega “asistenta za opominjanje”, zato je boljša rešitev, kot uporaba glave, da si v ta namen vzpostavimo povsem zanesljiv, celovit in zaupanja vreden sistem opomnikov izven naše glave. Tako bo glava lahko še bolje delala tisto, kar zna najbolje. Občutek neznosne (pre)obremenjenosti pa bo le še daljni spomin.

Vse do sedaj navedeno je nakazovalo, da obstaja nek sistematičen pristop, ki omogoča, da si zgradite tako pogled nad celoto, kot vpogled v posamezno naslednjo aktivnost, ki jo lahko opravite v nekih okoliščinah in danem času, ki ga imate na razpolago. Ta pristop je na kratko poimenovan z akronimom GTD[1]. Gremo to dokončat ali v original “Getting Things Done”. Na kratko lahko metodo GTD opišemo kot orodje, ki vam pomaga, da ste v vseh okoliščinah osredotočeni na ravno pravo stvar in da le-to izpeljete od začetka do konca[2]. Predpogoj, da sploh lahko izberete najbolj smiselno zadevo nekega trenutka je, da imate pregled nad celotnim naborom vaših zadolžitev. Metodo lahko povzamemo s 5 koraki, ki jih redno, kontinuirano izvajamo v službi in doma.

V koraku ZAJEM zajamemo vse, v zvezi s čim želimo ali moramo nekaj storiti. Zajem izvedemo s pomočjo zajemnih orodij (ki so lahko tako enostavna kot papir in svinčnik ali tako kompleksna, kot je digitalna aplikacija ali več njih – čisto odvisno od želja in izbire).
Nato pa na vseh zajemnih mestih opravimo drugi korak GTD, to je RAZJASNITEV. Kaj točno razjasnimo? O vsaki od zajetih zadev razmislimo in se odločimo, kaj želimo v zvezi z njo doseči. Ugotovimo torej kaj je želeni rezultat v zvezi z neko “odprto zadevo” in kaj je prvi konkretni korak, ki nas bo pripeljal bližje k uresničitvi želenega rezultata.
Rezultate razjasnitve (prvi naslednji korak in želeni izid) zapišete/natipkate na ustrezno mesto (seznam, koledar) svojega zanesljivega GTD sistema. Temu koraku GTD pravimo ORGANIZIRANJE. Da je mesto res ustrezno (torej, da zapis najdemo tam in takrat, ko ga potrebujemo), si posamezniki uredijo tak nabor seznamov, ki ustreza njihovim vsebinam in načinu življenja.
Ko se dela dejansko lotevamo, zgolj pogledamo na ustrezni seznam, ki je relevanten za okoliščine v katerih smo (“v pisarni”, “doma”, …). Sproti dnevno PREGLED-ujemo koledar in sezname opravil in se odločamo, kaj je v danem trenutku najbolj smiselna naslednja aktivnost. Dodatni uvid v vse naše delo pa nam omogoča t.i. tedenski pregled. Tedenski pregled je dobre pol ure na teden, ki jih namenimo pregledu celotne slike naših zavez in obveznosti ter se odločamo o naslednjih aktivnostih in morebitnih večjih spremembah.
Le ob prehojenih prvih štirih korakih je peti korak – DELOVANJE - lahko takšen, da imate večino časa občutek, da delate na najbolj prioritetni zadevi, ki jo v danem kontekstu, razpoložljivem času in glede na energijo, s katero razpolagate, lahko kvalitetno izvedete. Na to nalogo se potem lahko tudi zares dobro osredotočite, saj veste, da delate na najbolj smiselni zadevi tega kraja in trenutka in vas ne skrbi, da ste na kaj pozabili. V praksi to zgleda tako, da se v nekih konkretnih okoliščinah (pisarna, doma, na poti…) sproti odločate, česa se je najbolj smiselno lotiti glede na to, kje ste. Prav tam lahko namreč opravite le omejen nabor opravil iz celote vseh nedokončanih obveznosti. Tako je prvi kriterij pri odločanju o tem, česa se boste (lahko) lotili, kontekst (okolje, okoliščine).

V člankih, ki bodo sledili, bomo podrobneje razložili, kakšni so prijemi, orodja in dobre prakse vsakega od petih korakov. Prav tako pa se bomo dotaknili tudi perečih področij, kot so motnje pri delu, večopravilnost in druge bolečine vsakdanjika. Metode GTD se lahko naučite tudi iz knjige Gremo To Dokončat ali na naši 15-urni delavnici Osnove GTD.

Pripravila: Nataša Brunec, certificirana trenerka metode GTD