03.4.2017
Če držite zadeve v glavi, vam ni pomoči
Zaklicala sem: “Lahko greva, jaz čakam!” Dragi me je začudeno pogledal: “Še nekaj časa ne bom pripravljen za odhod.” “Jaz sem pripravljena!”, sem ponovila in si zadovoljno ogledovala svoj skrbno odkljukani seznam Kaj vzeti na krajšo pot. Navsezadnje sem vestna uporabnica GTD metodologije in podobne kontrolne sezname često uporabljam... tako si poenostavim ponavljajoče se rutine. Malo nejevoljno je odmajal z glavo, in nadaljeval z zaskrbljenim razmišljanjem o tem, kaj je še treba postoriti, preden zakleneva vrata. Predlagala sem: “No, povej mi pa napišem vse zadeve, o katerih razmišljaš in ki se jih spomniš, da jih želiš postoriti pred odhodom. Če ne danes, ti bo tak seznam pomagal naslednjič.“ Rahlo začudeno me je pogledal. Dejala sem: “No, ne morem ti pomagati, če zadeve držiš v svoji glavi…”
Ko smo bili še majhni
Že malo kasneje, ko sva bila na poti, sva se zabavala in smejala, pri obnovah otroških “družinskih scen”, ki so se odvijale pred odhodi na potovanja. Oče, ki sedi v prižganem avtu, že polnem torb in kovčkov, nekoliko nejevoljno tuhta, kaj za vraga mama še vedno dela v hiši. Mama pa nervozno brklja in išče in pakira… Živčnost narašča…
Skupaj sva ugotovila, da ni treba, da je tako. Čeprav smo nagnjeni k temu, da naučeno ponavljamo, pa lahko stvari opravimo tudi na bolj smiselne načine.
Danes je (lahko) tako
Če imamo pripravljen seznam vseh opravil, ki jih je potrebno v hiši ali stanovanju postoriti pred odhodom na pot, in več različnih seznamov za zadeve, ki jih želimo vzeti s sabo na krajše ali daljše potovanje in na različne destinacije, se zadeve zares poenostavijo.
Ko so taki seznami vzpostavljeni, so zadeve urejene hitro in brez nepotrebnega stresa. Res ni treba vsakokrat znova razmišljati o istih zadevah: zgolj sledimo seznamu in opravljeno odkljukamo. Na primer: odnesi smeti, preveri ali so vsa okna dobro zaprta, je namakalna naprava za lončnice vzpostavljena ipd. Gre za enostavne, samoumevne zadeve, le zakaj bi bile vir slabe volje in nesporazumov. Če so na enem seznamu, se opravila z lahkoto razporedijo med dve ali več oseb in vse skupaj je opravljeno še hitreje.
Če uporabljamo tovrstne sezname se izognemo pasti, da se kaj pozabi, ker se enemu ali drugemu družinskemu članu zdi samoumevno: “Seveda, bo to naredil on-a.” Če so opravila na seznamu, niso dokončana, dokler jih nekdo ne opravi in odkljuka. Ni dvomov in neprijetnih situacij na dopustu: “Pa kako da nisi zaprl plina? Vedno si ti zapiral plin...”
Da vam lahko kdo pomaga...
Ko učimo GTD, je ena od veščin, ki se jih udeleženci naučijo tudi t.i. pometanje uma: vse zaveze in obveznosti, ki se jih udeleženci delavnice spomnijo, morajo zapisati na papir. Nato pa jih razjasnimo in organiziramo oz. zapišemo v zanesljiv GTD sistem.
Če dobro pomislite: nihče vam ne more zares pomagati, če o stvareh ne spregovorite ali jih zapišete. Če zadeve držite v svoji glavi, je velika možnost, da je to neučinkovito pa še odtujuje vas od drugih. Morda se zdi precej očitno, a veliko ljudi ne ravna skladno s pravilom: če želite kakršnokoli pomoč, morate najprej znati zadeve zajeti in jih spraviti na papir ali jih drugače artikulirati.
Tisti med vami, ki ste praktiki GTD in ki imate na seznamu Projekti zajete vse svoje projekte in z njimi povezane naslednje aktivnosti, niste v težavah, ko vas šef-inja vpraša, kaj je novega, in kako teče delo. Prav tako vam ni problem delegirati kakšne od aktivnosti na določenem projektu, ko ste odsotni, saj imate pregled nad celoto svojega dela.
Moja pogosta izkušnja, ko druge učim GTD, je: mnogo ljudi sploh ne ve, česa vse se ne zaveda. Zato spravite zadeve iz svoje glave, razjasnite jih in prosite za sodelovanje in pomoč. Ko znate in se navadite odprte zadeve zapisati in razjasniti, boste morda presenečeno ugotovili, koliko lažje je sodelovati z drugimi in dragimi.
Če vas zanima več o GTD, se lahko metode naučite v knjigi Gremo to dokončat ali na kakšni od delavnic, ki jih organiziramo po Sloveniji.
Avtor: Robert Peake
Vir
Prevedla in priredila: Nataša Brunec
