22.4.2016
5 najpogostejših dvomov o GTD
Precej običajno je, da mi stranke, s katerimi delam, in jim pomagam pri preizkušanju najboljših GTD praks, postavljajo vprašanja, ki razkrivajo njihove dvome. Dejansko me taka vprašanja ne motijo. Razumem ozadje za temi vprašanji. Dvomi se porajajo kot rezultat razmišljanja o učinkovitosti metode GTD in tehtanja o tem, ali je GTD metoda sploh prava za njih. Če sem odkrit: bolj me skrbijo stranke, ki ne postavljajo skeptičnih vprašanj. Če mi stranke samo kimajo in se mi smehljajo, pomislim, da sem morda kakšno od zadev slabo razložil.
1. “Zakaj pa potrebujem vse te sezname?”
Verjetno dodatno še porečete: "Saj znam sam/-a ugotoviti, kaj moram narediti ... in to brez vseh teh opomnikov."
No ... vse je odvisno od cilja, ki si ga zastavite.
Želite biti ves čas zaposleni? Enostavno: takoj nehajte z branjem članka in se lotite najbolj sveže e-pošte v vašem nabiralniku. Stvari se spreminjajo in te spremembe so ves čas vir novega dela (na spremembe reagiramo, smo zaposleni z njimi). Ni pa nujno, da je ravno to delo tisto, na katerega bi morali biti osredotočeni. Ravno zato se v zadnjem času toliko govori o čuječnosti.
Biti (pre)zaposlen/-a je enostavno, a to ni dovolj. Ko se bo približeval konec leta in se boste ozrli na opravljeno delo… boste takrat lahko rekli, da ste opravili vse službene in zasebne zadeve, ki so vam pomembne? Bo v redu, če boste šefu konec leta razložili: “No, res je, da nisem uspel/-a novega produkta umestiti na trg, sem pa bil/-a celo leto zelo zaposlen/-a!"?
Zato vsi ti opomniki na seznamih: pomagajo vam namreč, da se bolj pametno odločate glede svojih prioritet in da imate bolj jasno sliko o svojih zadevah. Vedno, ko dodate nov opomnik na svoje sezname, ste prijazni do same/-ga sebe v prihodnosti.
Cilj, ki si ga zastavi večina ljudi, je namreč oboje: biti produktiven/-na (biti v celoti vpet/-a v za vas smiselne aktivnosti) in imeti jasno celo sliko. Poleg tega pa boste po opravljenem službenem delom želeli nekaj miru in počitka in to brez nemirnega razmišljanja o tem, kaj vse je še potrebno postoriti.
2. “Zagotovo pa ni potrebno prav vsega spraviti iz glave?"
No pa poglejmo, kje so naši možgani najmočnejši? Ali so primerni za zanesljivo hrambo podrobnosti? Ali nas znajo opomniti na zadeve takrat, ko je to potrebno in koristno (in res samo takrat)?
Znane so znanstvene ugotovitve George-a Miller-ja (Univerza Princeton) iz petdesetih let prejšnjega stoletja: naš kratkoročni spomin omejen na 7 zadev. (Znanstvene ugotovitve zadnjih let pa kažejo, da je učinkovito upravljanje več zadev v kratkoročnem spominu zelo verjetno omejeno nekje med 3-4.) Če imate torej le majhno število zadev, na katere morate misliti in jih dokončati, so možgani dovolj. A ugibam, da imate prav vsi, ki berete ta članek, opravka z dokončevanjem več kot le 3, 5 ali 7 zadev.
No, kaj pa dolgoročni spomin? Ta je skoraj neomejen … je pa težava, da je nezanesljiv, če ga želimo uporabiti kot sistem, ki nas naj spomni na neko zadevo.
Veliko raziskav kognitivne znanosti to trditev podpira, a če vseeno dvomite, lahko trditev preverite z naslednjo vajo: na list papirja 10 minut zapisujte vse zadeve, ki jih morate ali želite postoriti (osebne, službene). Najprej torej 10 minut zapisujte, nato pa si seznam oglejte. Ali bi bil dober pristop k delu, če bi se lotili opravkov v vrstnem redu, ki ga kažejo vaši zapiski? Običajno je, da ta vrstni red ni ravno najbolj pravi za učinkovito opravljanje dela … Dolgoročni spomin pa ne deluje prav dobro kot sistem, ki nas naj spomni na zadeve.
Spravljanje zadev (ki jih morate ali želite opraviti) iz vaših misli, vam nudi dve pomembni koristi GTD:
- produktivnost brez stresa in
- jasnost misli.
Bolj ko si želite živeti produktivno in brez stresa ter ohranjati jasno glavo, bolj vas spodbujam, da spravite zadeve iz vaše glave. Naj je vaš cilj, da na isto zadevo pomislite več kot enkrat le, če vas ta misel veseli.
3. “Organiziranje mojih opomnikov na aktivnosti glede na kontekst in ne po projektni vsebini se zdi čudno in nekoristno.”
Ta del GTD je za večino ljudi zelo velika sprememba in zahteva pomemben miselni preskok. Gre namreč za način organiziranja opomnikov, ki je precej drugačen, kot ga uporablja večina ljudi in je mnogim zelo tuj. Za tiste, ki vam pojem kontekst v tem primeru ni povsem razumljiv, naj razložim, da gre za okoliščine ali kraj, kjer se aktivnosti izvajajo ali pa za opis orodij, ki jih potrebujete za nek določen tip aktivnosti.
Na primer: predstavljajte si, da ste na sestanku s šefom/-ico. Sedli ste in pripravljeni ste na začetek sestanka.
Ali si na tem sestanku želite, da bi vas nekdo spomnil na zadeve, ki jih morate narediti doma? Ali bi želeli, da vas nekdo spomni na vse telefonske klice, ki jih morate opraviti in na vso e-pošto, ki jo morate poslati? Ne. Na sestanku pri šefu/-ici želite imeti opomnike na vse zadeve o katerih se želite pogovoriti. Ste v kontekstu “sestanek s šefom/-ico”.
Če je torej vaš cilj, da ste na najbolj primeren način vpleteni v dogajanje na sestanku, je seznam, ki ga imate pripravljenega za ta kontekst, odlična rešitev. Primeri drugih kontekstov so npr.: “računalnik”, “klici” itd.
Recimo, da je do vašega naslednjega sestanka 15 minut. V takih časovnih oknih je odlično, če imate pripravljene sezname glede na nek kontekst. Niste pri pisalni mizi, imate pa telefon? Potem lahko v teh 15 minutah opravite klic ali dva z vašega seznama “klici”.
4. “GTD se zdi zelo zapleten. Težko verjamem, da je vse, kar sistem predlaga tudi nujno.”
Na delavnici GTD predstavimo celotno sliko vseh najboljših praks na vseh področjih, ki vplivajo na osebno učinkovitost.
GTD se je od začetkov do danes zelo razvil (David Allen je v 70-ih začel razvijati ključne ideje, danes pa ima GTD praksa milijone sledilcev in uporabnikov po vsem svetu).
Pomembno se je zavedati, da ne gre za sistem “vse ali nič”. Tudi če vpeljete le eno od dobrih praks, ki jih predstavljamo, bo prišlo do vidnih izboljšav.
Recimo: če trenutno še nimate “seznama tem za šefa”, lahko ta seznam sedaj vzpostavite. Tudi majhne pozitivne spremembe, ki jih postopoma dodajate in nadgrajujete, sčasoma prerastejo v velike prednosti in izboljšave.
5. “Saj v resnici tudi ti ne delaš vsega tega, kar predavaš?”
Naj vam izdam skrivnost: tudi jaz sem skeptičen človek. Moja GTD pot na kateri sem zadnjih nekaj let, se je začela z veliko mero dvomov, več poskusi vpeljave najboljših praks in preverjanjem rezultatov teh izboljšav. Sem kdaj popustil in nehal izvajati GTD prakse? Seveda: večkrat.
A vedno znova sem se vrnil h ključnim idejam in modelom. In sčasoma so se moji dvomi razblinili, saj so se GTD ideje v praksi na koncu izkazale kot učinkovite. Četudi se večini že razumsko zdijo smiselne, se njihova prava moč v polni meri pokaže šele s trajno uporabo.
GTD praktik sem zato, ker sem opazil dramatične pozitivne učinke, ki jih je GTD prinesel v moje življenje, v moje odnose, na nižjo stopnjo stresa in – da – na mojo boljšo sposobnost, da zanesljivo dokončujem zastavljene cilje. V GTD vztrajam, ker si želim, da bi učinke GTD spoznali tudi drugi.
Še vedno v dvomih?
Ti dvomi so mi znani in nimam težav z njimi.
Če se želite naučiti, kako vzpostaviti učinkovit sistem za upravljanje z množico nalog in projektov ali pa želite svoje prakse zajema, razjasnitve, organiziranja in premisleka o množici nalog in obveznosti na službenem in zasebnem področju nadgraditi in izboljšati, vam priporočamo branje knjige Gremo to dokončat. Druga možnost je, da se odločite za delavnico GTD ali Gremo to dokončat.
Avtor: Todd Brown
Prevedla in priredila: Nataša Brunec, certificirana trenerka GTD
