16.2.2020
Več kot ena zaveza v vaših mislih ustvarja stres in poraz
Gremo to dokončat: reaktivno ali odzivno?
Nekdo je pokomentiral, da je GTD metodologija bolj reaktivna kot drugi modeli, ki imajo večji poudarek na prioritetah in »celotni sliki«. Gre za kritiko, ki jo lahko razumem. Pri GTD je na začetku vpeljave osredotočenost na raven dokumentov na vaši mizi, "zabeležk" v vaših možganih in na stotinah e-mailov, ki se gnetejo v vašem nabiralniku. Ne začnemo z osredotočanjem na ZAKAJ imate te kupe zadev, ali kako jih razvrstiti po prioritetah. A v našem na videz »neracionalnem« pristopu je skrita logika.
S tem, da se najprej posvetite vsem odprtim zadevam, ki so okoli vas, se zdi, da smo zgolj reaktivni. Ampak… ali to drži? Tem vhodnim zadevam ste "dovolili" priti v vaš svet: fizično in psihično. In vaša reakcija na to (oz. pomanjkanje le-te) ima neposreden vpliv na vašo sposobnost nadziranja vaših psihičnih virov. Naš pristop vas (nežno) sili, da se odzovete na te zadeve. Kaj sploh so? Ali so te zadeve pomembne za vas? Kaj je naslednja aktivnost, ki jo je potrebno izvesti, da boste izpolnili dano obljubo? Kaj morate premisliti in organizirati, da bi jih uspešno dokončali?
Lotevanje novih projektov ni nujno pozitivna sprememba.
Lahko, da gre za lahkomiselnost ali neizpolnjenost.
Po drugi strani pa to, da se lotimo vseh nedokončanih zadev
in jih dokončamo, zagotovo je znak pozitivne spremembe.
- John-Roger
Ali ne bi bilo bolje, če bi začeli z zadevami, ki so ključne za definiranje prioritet: cilji, vrednote, namen in strateški vidik? Bi bilo smiselno, da bi bili bolj pro-aktivni, ustvarjalni in dolgoročno razmišljujoči, namesto, da se osredotočamo na podrobnosti iz preteklosti? Seveda se zdi, da bi bilo to lahko bolj smiselno. A obstaja pomemben razlog, zakaj običajno ne začnemo s tega konca. Skoraj nemogoče se je osredotočiti na širšo sliko, če je večina vaše nezavedne energije osredotočena na odprte zadeve v vašem umu. S ciljem, da na kar se da enostaven in učinkovit način »vklopimo« in priklopimo ustvarjalni tok, ki je potreben za razmišljanje o novi realnosti, moramo delovni spomin najprej osvoboditi in izprazniti.
Obstaja še en – enako pomemben – razlog, da začnemo z veliko zelo konkretnega procesiranja, zelo konkretnih zadev. Tako vadimo produktivno, pro-aktivno in odzivno vedenje. Mnogi, ki trdijo, da jih ženejo le »najbolj pomembne« zadeve, se v resnici zadev lotijo, šele, ko te postanejo nujne. S tem, da ignorirate »še ne krizne« zadeve, ki so ne glede na "nekriznost" vaše zaveze, ste bolj reaktivni, kot pa odzivni. Če mislite, da bodo drobnarije okoli vas samodejno izginile, ko boste imeli jasno, novo pozitivno usmerjenost,… pomislite še enkrat! V bistvu boste morali obdelate vse te podrobnosti glede na vašo novo usmeritev. Še vedno jih bo treba bodisi zavreči, arhivirati, jih urediti, delegirati, ali pa jih v obliki opomnika zabeležiti, da jih boste lahko izvedli ob bolj primernem času.
Ko se naučite učinkovito odzivati na vse, kar priteguje vašo pozornost, je to prav mojstrsko vedenje. Vedno boste imeli prioritete. In te se bodo spreminjale z vašo zrelostjo. Morda vam bodo pomagale, da se boste lažje odločili o tem, katero revijo si zares želite brati, ali kateri e-mail je prvi, s katerim se boste ukvarjali. A sposobnost jasnega in celovitega procesiranja in sprotnega urejanja vsega, kar vam pride naproti, se s samim obstojem ali jasnostjo prioritet ne bo pojavila.
Če poznate točko ravnovesja, znate obvladati podrobnosti.
Ko znate obvladati podrobnosti, lahko nehate begati naokrog. Vaš um se umiri.
Ko se vaš um umiri, zmorete razmišljati tudi, ko pred vami stoji tiger.
Ko zmorete razmišljati, ko pred vami stoji tiger, vam bo zagotovo uspelo.
- Mencius
Tudi ko prepoznate cilj ali vizijo in se zavzamete za uresničevanje, morate še vedno delovati, da zadeve lahko dokončate. Sposobnost odzivanja pomeni prav to. Ko razvijete to občutljivost in se naučite sproti smiselno procesirati vse kar vam prihaja naproti, postajate zreli.
Seveda vas tudi GTD vodi skozi vse smiselne korake, da se uskladite z lastnimi projekti, opisom del in nalog, ključnimi področji odgovornosti, cilji in dolgoročno vizijo… vse do namena obstoja in načel delovanja. A raje vas skozi te korake vodimo šele po tem, ko ste sprocesirali vse trenutne drobnarije vašega službenega in zasebnega življenja in ko že imate disciplino, da to počnete dolgoročno. Če ne zmorete obvladati naključnega dokumenta na vaši mizi ali e-maila v vašem nabiralniku, vam še vedno manjkala ključna veščina za obvladovanje česarkoli.
Mimogrede:
- Kaj se še nahaja v vašem umu in vas vztrajno opominja na neko zavezo, ki ste jo dali sami sebi (da boste nekaj počeli drugače)?
- Kaj bi danes morali urediti pa se temu izogibate? Zakaj imate občutek, da bo jutri morda prepozno? A ne bi bilo torej bolje, da to zadev spravite iz svojih misli kar takoj?
Avtor: David Allen, David Allen Company
Prevedla in priredila: Nataša Brunec, certificirana trenerka GTD
