04.2.2016
Kako do več harmonije pri delu
Zakaj se pritožujemo, da nimamo časa, da bi dokončali svoje delo? Ker je obseg dela, ki ga je treba opraviti, večji od tistega, za katerega verjamemo, da je »naše delo«.
Zelo pogosto ljudje, s katerimi delam na delavnicah in svetovanjih, izrazijo frustracijo, ki se glasi: “Nimam časa, da bi dokončal-a svoje delo in naloge.” Kot razlog navajajo veliko število motenj, elektronske pošte in drugih vhodnih zadev, ki se pojavljajo na običajne delovne dni. “Nimam časa, da bi delal-a na svojih nalogah, ker moram opravljati toliko (drugih) nalog!”
Če se soočate s podobnimi frustracijami, vam lahko k boljšemu razumevanju in rešitvi pomagam tako, da vam predstavim trojno naravo dela. Vedno, ko se odločamo, na čem bomo delali, izbiramo med tremi zelo različnimi tipi dela: načrtovano delo, nenačrtovano delo ter načrtovanje dela.
1. Načrtovano delo
Če nas na delovnem mestu nihče ne bi z ničemer (z)motil, bi cel delovni dan opravljali načrtovano delo. Verjetno bi delali naloge in projekte s seznamov, ki smo jih predhodno definirali pač glede na delokrog in odgovornosti našega delovnega mesta. In te sezname bi razumeli kot svoje delo - kot delo, ki ga želimo in/ali moramo opraviti. Sem spadajo telefonski klici, osnutki dokumentov, idejni načrti za nove projekte itd. Večina zaposlenih ima dolg seznam posameznih aktivnosti ali nalog, ki jih je potrebno opraviti (ko projekte in naloge definiramo v obliki konkretnih opravil, ima večina zaposlenih na takem seznam tudi okoli 150-200 aktivnosti). Razkošje, da bi delali le načrtovano delo, je neobičajno. (Pre)pogosto smo soočenih tudi z nujnostjo in (priložnostjo), da delamo nenačrtovano delo...
2. Nenačrtovano delo ali delo, ki se pojavlja sproti
Zazvoni telefon. Tega klica ni na seznamu našega dela. Prav tako ni zapisan v našem koledarju. A klic vseeno prevzamemo in se s stranko dvajset minut pogovarjamo o potencialno pomembni ali vsaj zanimivi vsebini. Še preden zaključimo pogovor, nam šef-ica pošlje kratko sporočilo. Popoldne se moramo oglasiti pri njej, saj nas želi informirati o novostih v zvezi s podjetjem x in želi slišati naše mnenje. Na kratko sporočilo odgovorimo z: “OK”. Še vedno smo sredi telefonskega pogovora. Jasno nam je, da bo za sestanek treba narediti nekaj popravkov v dveh tabelah. Prav tako je na medmrežju treba najti informacije o podjetju x. To pomeni, da je to treba storiti zdaj, ali pa današnje kosilo odpade...
Tako je videti nenačrtovano delo ali delo, ki se pojavlja sproti. Svoje delo v teh primerih načrtujemo kar spotoma in se takoj, ko se nenačrtovano delo pojavi, odločamo, da bomo delali na teh »novih« zadevah, ne pa na načrtovanih nalogah s seznama. Za mnoge med nami so naši delovniki podobni opisanemu. Kar pomeni, da se sploh ne uspemo lotiti ničesar s seznama definiranih nalog, saj sprotne, nenačrtovane naloge zahtevajo našo nenehno pozornost.
Nekaj teh sprotnih nalog takoj tudi opravimo, nekatere dodamo na sezname (že) načrtovanega delu in tako pristanemo pri ogromnem obsegu nalog, ki jih je treba dokončati. Kot da to ni dovolj... dodatno se ves čas polni tudi nabiralnik elektronske pošte. Pa zapiskov z včerajšnjega sestanka s pravno službo tudi še nismo uspeli urediti... Soočeni smo ne le z obsežnim seznamom že definiranih nalog ter s sprotnim opravljanjem nenačrtovanega dela, ampak tudi z načrtovanjem ali definiranjem novega dela.
3. Načrtovanje ali definiranje dela
Delo načrtujemo tako, da razjasnimo oz. sprocesiramo nabiralnike fizične in elektronske pošte, zapiske itd. Razjasnimo ali sprocesiramo jih tako, da proučimo njihov pomen in se odločimo, kaj moramo v zvezi z njimi dejansko storiti. Kakšno od krajših zadev lahko opravimo kar sproti med načrtovanjem dela (2-minutno pravilo). Nekatere naloge delegiramo in si o tem naredimo ustrezne zaznamke. Spet druge umestimo na svoje sezname nalog in projektov. Recimo: ko beremo zapiske sestanka s pravno službo, se spomnimo: »Aja, saj res: Gregorju sem obljubil-a , da ga pokličem in določiva možni termin za sestanek v naslednjem tednu.«
Definiranje dela na osnovi vedno novih informacij in sprememb zahteva v povprečju pol ure do uro našega dela na dan. To je čas, ki je potreben, da smo z novimi zadevami »na tekočem«. Če se trenutno borimo z zaostanki, si moramo za vsa dodatna pospravljanja ali procesiranja zaostankov rezervirati dodatni čas.
Kaj je torej moje delo?
Vse kar opisujem zgoraj, je povsem logično ali pa se na neki ravni zavedamo, da je logično. Toda: ali ta dejstva dejansko upoštevamo?
Opazil sem, da se mnogo ljudi vede tako, kot da je nenačrtovano delo le neko nujno zlo, ki ga morajo prenašati. Na načrtovanje dela pa mnogi gledajo kot na nepomembno aktivnost, ki sploh ni sestavni del njihovega dela. “Imam svoj seznam naslednjih aktivnosti, ki jih moram opraviti. Zakaj me obremenjujete z zadevami, ki jih ni na mojih seznamih in le zakaj imam zdaj opravka še z vso to elektronsko pošto, zapiski, računi, novimi informacijami in celim kupom drugih vhodnih zadev?”
Dejansko je vse to vaše delo. Nekaj teh nalog lahko opravite sproti, ko se pojavijo, nekatere pa boste opravili, ko se odločite, da je primeren čas za izvedbo. Če želite imeti celovit, zaupanja vreden in zanesljiv seznam načrtovanih nalog, je razjasnitev in procesiranje vhodnih zadev nujni sestavni del vašega dela. Le takšen celovit seznam vam omogoča, da se lahko ob soočenju z novo vhodno zadevo pravilno odločite: "Se je bom lotil-a zdaj, ker je pomembnejša od katerekoli druge z mojega seznama?"
Je res smiselno in primerno negodovati, ko se spremenijo prioritete ali pa vam šef-ica dodeli novo nalogo? Običajno ima pooblastila, da spremeni prioritete vaših nalog ali da vam dodeli novo nalogo. Dobro je, če znate spremembo prioritet izvesti gladko in hitro. Ni se smiselno jeziti na zunanji svet in ga kriviti za spremembe... pa četudi te spremembe za vas pomenijo nove naloge, za katere pred nekaj urami sploh še niste vedeli. Spremembe je potrebno redno procesirati in jih smiselno vključevati v svoje načrtovano delo.
Kako do več harmonije pri delu
Ključno je, da postanete pri procesiranju novih zadev in sprememb učinkoviti in hitri in da znate vzpostaviti in vzdrževati zalogo vaših zavez (obveznosti ali obljub) do sebe in drugih. Dobro je razumeti in sprejeti, da je procesiranje novih zadev ključna komponenta vašega dela in de je redno pregledovanje vaših zavez dobra podlaga za sprejemanje informiranih odločitev. Vzpostaviti morate dobro delujoč sistem, v katerem imate evidentirane svoje zaveze na različnih ravneh. To vam omogoča, da se v tem kompleksnem svetu počutite vsaj razmeroma mirno tudi glede zadev, ki jih trenutno ne počnete. Živeli boste bolj kvalitetno in manj stresno.
Koliko katerega tipa dela moramo opravljati in kdaj? To je večni »ples« našega vsakdanjika. V resnici ni možno kvalitetno delati na več kot eni zadevi hkrati. Če delo dobro načrtujete in imate do seznama načrtovanih nalog enostaven dostop, lahko močno povečate učinkovitost svojega dela že s tem, da znate izkoristiti tudi nepričakovana časovna okna (ko ste na "čakanju" med telefoniranjem, med čakanjem na začetek sestanka, ki zamuja ali pa potujete z vlakom ipd.).
Kar se tiče motenj, je dobro dodati tole: nekatere niso ravno dobrodošle ali ne prispevajo k učinkoviti izvedbi vašega dela, a je dobro in učinkovito upravljanje z njimi v današnjem času nujno. Gre za večni izziv usmerjanja omejenih virov. Kolikšen del vašega delovnika ali delovnega tedna bo zaseden z nenačrtovanimi in nepričakovanimi nalogami? Kolikšen del vašega delovnika morate posvetiti procesiranju novih zadev, da se vam ne nabere prevelik zaostanek. Zaostanki negativno vplivajo na naše delo, saj lahko botrujejo napačnim odločitvam (ker nam manjkajo vse informacije)... to pa posledično lahko pomeni napake ali zamudo dobrih priložnosti. Ključno je, da posvetimo dovolj časa za odločanje o spremembah ter za načrtovanje vsebine svojega dela.
Če se želite naučiti, kako vzpostaviti učinkovit sistem za upravljanje z množico nalog in projektov ali pa želite svoje prakse zajema, razjasnitve, organiziranja in premisleka o množici nalog in obveznosti na službenem in zasebnem področju nadgraditi in izboljšati, vam priporočam branje knjige Gremo to dokončat. Druga možnost je, da se odločite za delavnico GTD ali Gremo to dokončat.
Avtor: David Allen, David Allen Company
Prevedla in priredila: Nataša Brunec, certificirana trenerka GTD
